Ce guide explique les autorisations requises et les étapes à suivre avant votre événement. Il vise à aider les organisateurs à éviter les retards, à assurer la sécurité du public et à respecter les règlements municipaux.
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Vous planifiez un événement spécial à Clarence-Rockland? Commencez ici.
Que votre événement ait lieu sur une propriété publique ou privée, plusieurs exigences doivent être examinées avant d’aller de l’avant.
Bien que la Cité de Clarence-Rockland n’exige actuellement aucun permis pour la tenue d’un événement spécial, d’autres permis et autorisations municipaux peuvent tout de même être requis selon la nature de votre événement.
Un permis de construire peut être requis pour les tentes et autres structures temporaires.
En vertu du Code du bâtiment de l’Ontario, un permis est généralement requis si :
Une tente ou un groupe de tentes dépasse une superficie totale de 60 m² (645 pi²);
Une tente est fixée à un bâtiment; ou
Une tente est située à moins de 3 mètres d’une autre structure.
Des exigences supplémentaires peuvent s’appliquer aux tentes de plus grande taille, aux scènes, aux gradins ou aux structures fermées. Si vous prévoyez installer une structure temporaire, communiquez avec le Service du bâtiment de la Cité dès le début du processus de planification.
Si votre événement comprend de la musique amplifiée, des spectacles, des feux d’artifice ou d’autres activités susceptibles de générer du bruit en dehors des heures permises par le règlement sur le bruit de la Cité, vous devez demander une exemption au règlement sur le bruit avant l’événement.
Un permis est requis si vous prévoyez organiser un feu d’artifice. Les feux d’artifice doivent respecter toutes les dispositions du règlement de la Cité sur les feux d’artifice, notamment les distances de sécurité, les exigences en matière de supervision ainsi que les dates et heures autorisées.
Même lorsqu’un événement se déroule entièrement sur une propriété privée, les organisateurs doivent tenir compte de toute incidence sur les espaces publics et les infrastructures municipales, notamment :
Les trottoirs
Les routes et les emprises routières
Les servitudes
Les parcs municipaux ou les sentiers
Le stationnement et la circulation
Les activités qui ont une incidence sur une propriété publique peuvent nécessiter des autorisations supplémentaires de la Cité.
Chaque événement est différent. Nous encourageons les organisateurs à communiquer avec la Cité dès le début du processus de planification afin que le personnel puisse les aider à déterminer les permis, les autorisations ou les exigences réglementaires qui pourraient s’appliquer à leur événement.
Qu’est-ce qui est considéré comme un événement spécial?
Un événement spécial est tout rassemblement, toute célébration, tout festival, toute activité ou tout événement organisé susceptible d’avoir une incidence sur le public, les propriétés avoisinantes, les infrastructures municipales ou les services de la Cité.
Festivals communautaires et foires
Rassemblements de camions-restaurants et festivals culinaires
Célébrations culturelles et rassemblements communautaires
Concerts et spectacles de musique en direct
Cinéma en plein air et événements de divertissement publics
Collectes de fonds, événements caritatifs et campagnes de sensibilisation
Tournois sportifs et courses
Expositions de voitures, de motocyclettes et autres expositions
Marchés de producteurs et marchés de vendeurs
Défilés et processions
Spectacles de feux d’artifice
Événements d’entreprise et célébrations corporatives
Mariages organisés dans des parcs, des espaces publics ou de grands espaces extérieurs
Grands rassemblements privés susceptibles d’avoir une incidence sur le stationnement, la circulation, le bruit ou les propriétés avoisinantes.
Vous pourriez avoir besoin de permis ou d’autorisations supplémentaires si votre événement :
Est ouvert au public ou fait l’objet d’une promotion publique
Comprend de la musique amplifiée ou des spectacles
Comprend des vendeurs de nourriture ou des véhicules de restauration
Comprend le service de boissons alcoolisées
Comprend des tentes, des scènes, des structures gonflables ou d’autres structures temporaires
A une incidence sur les routes, les trottoirs, les aires de stationnement ou d’autres espaces publics
Nécessite l’utilisation exclusive d’un parc ou d’une installation municipale
Attire un grand nombre de participants ou de spectateurs
Où se déroule votre événement?
Le lieu de votre événement peut avoir une incidence sur les permis, les autorisations et les exigences qui s’appliquent.
Les événements qui se déroulent sur une propriété municipale, notamment dans les parcs, les terrains de sport, les sentiers, les stationnements, les routes, les trottoirs et autres terrains appartenant à la Cité, sont assujettis au Règlement sur les parcs et les aires de loisirs.
Une autorisation de la Cité peut être requise selon le lieu, le nombre de participants et les activités prévues. Si votre événement se déroule sur une route municipale, un trottoir ou une emprise municipale, des autorisations supplémentaires peuvent également être requises en vertu du Règlement sur les fermetures temporaires de routes (2012-11).
Les événements organisés sur une propriété privée ne nécessitent pas de permis municipal pour événement spécial du seul fait qu’ils ont lieu sur une propriété privée.
Toutefois, les organisateurs doivent s’assurer que l’événement respecte tous les règlements municipaux et provinciaux applicables, notamment les exigences relatives au zonage, au stationnement, au bruit, à la sécurité incendie, à l’alcool et aux permis d’entreprise.
Sécurité et accessibilité
Chaque organisateur d’événement doit tenir compte de la sécurité et de l’accessibilité des participants, des bénévoles, des vendeurs et des spectateurs.
Accès pour les véhicules d’urgence
Déplacement sécuritaire des piétons
Gestion des foules
Aménagement accessible du site de l’événement
Planification en cas de conditions météorologiques extrêmes
Procédures d’urgence
Services de premiers soins, au besoin
Selon la taille et la nature de l’événement, les organisateurs pourraient être tenus de soumettre des plans d’urgence, de sécurité ou de gestion des risques.
Vendeurs de nourriture et véhicules de restauration
Les organisateurs d’événements et les propriétaires sont responsables de s’assurer que chaque véhicule de restauration présent à leur événement détient un permis municipal valide.
La Cité offre un permis de véhicule de restauration pour événement spécial aux vendeurs qui participent à des événements temporaires. Ce processus de délivrance de permis permet de vérifier que les vendeurs respectent les exigences municipales applicables ainsi que les normes de santé et de sécurité publiques.
☐ Vais-je installer une tente ou une structure temporaire?
Un permis de construire peut être requis selon la taille et l’emplacement de la tente ou de la structure.
☐ Mon événement comprendra-t-il de la musique amplifiée, des spectacles ou d’autres activités bruyantes?
Une demande d’exemption au règlement sur le bruit peut être requise si les activités ont lieu en dehors des heures permises par le règlement sur le bruit.
☐ Mon événement comprendra-t-il des feux d’artifice?
Un permis de feux d’artifice est requis avant la tenue d’un spectacle de feux d’artifice.
☐ Des camions-restaurants ou des véhicules de restauration seront-ils présents à mon événement?
Les organisateurs d’événements et les propriétaires sont responsables de s’assurer que tous les véhicules de restauration présents à leur événement détiennent le permis municipal approprié.
☐ Des boissons alcoolisées seront-elles servies ou vendues lors de mon événement?
Des autorisations supplémentaires, notamment un permis de circonstance de la CAJO, peuvent être requises.
☐ Mon événement aura-t-il lieu dans un parc municipal ou une installation récréative?
Des autorisations supplémentaires peuvent être requises pour les grands rassemblements, les vendeurs, la musique amplifiée, les structures temporaires ou l’utilisation exclusive d’un espace municipal.
☐ Mon événement aura-t-il une incidence sur une route, un trottoir, un sentier, une servitude ou un autre espace public?
Des permissions ou autorisations supplémentaires peuvent être requises si votre événement a une incidence sur une propriété publique ou une infrastructure municipale.
☐ Mon événement aura-t-il lieu sur une propriété privée?
Même sur une propriété privée, vous devez tenir compte des répercussions possibles sur les propriétés avoisinantes, les routes, les trottoirs, les aires de stationnement et les espaces publics.
Cette liste de vérification est fournie à titre de guide général seulement et peut ne pas indiquer tous les permis, toutes les autorisations ou toutes les exigences applicables à votre événement. Selon la nature et le lieu de votre événement ainsi que les activités qui y sont associées, des autorisations municipales, provinciales ou d’autres organismes pourraient être requises. Si vous avez des questions ou si vous ne savez pas si un permis est requis, veuillez communiquer avec la Cité de Clarence-Rockland avant de poursuivre l’organisation de votre événement.
