Vous pouvez louer les salles communautaires de la Cité de Clarence-Rockland pour tenir des réunions, des fêtes, des événements et plus encore. Les procédures de réservation et de location, les tarifs et les services offerts peuvent varier. Consultez notre politique de salle communautaires pour connaître vos responsabilités. vous pouvez trouver les taux de location dans le règlement des frais aux usagers (User fees).
Veuillez faire vos réservations en communiquant avec notre service des opérations au 613-446-6022, poste 105, ou à reservations@clarence-rockland.com. Les instructions sur la façon de payer votre location seront incluses dans votre facture.
Le locataire d'un permis pour une occasion spéciale tenue dans un bâtiment municipal est tenu de fournir une preuve d'assurance avant l'événement. L'assurance doit comprendre les critères suivants.
- Assurance responsabilité civile
- Assurance matériel et dommages
- Assurance d'un minimum de deux millions de dollars (2 000 000 $)
- La Cité de Clarence-Rockland doit figurer en tant qu'assuré supplémentaire sur le certificat d'assurance.
En tout temps, le locataire doit respecter toutes les règles de la Loi sur les permis d'alcool.
Centre récréatif
Adresse : 19, rue Lavigne
Peut accommoder 500 personnes
Téléphone : (343) 883-3403
Veuillez faire vos réservations en envoyant un courriel à locationccbourget@gmail.com.
La Cité de Clarence-Rockland, avec l’aide d’un financement de FedDev Ontario, a récemment aménagé les salles de bains ainsi que la rampe extérieure et les portes automatiques du centre communautaire de Bourget. Ces installations, un investissement total de 114 000 $ sont maintenant accessibles pour tous nos citoyens.
Salle Communautaire de l'aréna de Clarence Creek
Adresse : 418, rue Lemay
Peut accommoder : 300 personnes
Personne contact : Service des loisirs
Tél : 613-446-6022 poste 105
Veuillez faire vos réservations en communiquant avec notre service des opérations au 613-446-6022, poste 105, ou à reservations@clarence-rockland.com. Les instructions sur la façon de payer votre location seront incluses dans votre facture.
Centre récréatif Alphonse-Carrière
Adresse : 3154, chemin Gendron
Peut accommoder : 82 personnes
Personne contact : Service des loisirs
Tél : 613-446-6022 poste 105
Veuillez faire vos réservations en communiquant avec notre service des opérations au 613-446-6022, poste 2314, ou à reservations@clarence-rockland.com. Les instructions sur la façon de payer votre location seront incluses dans votre facture.
Aréna Clarence-Rockland
Adresse : 60 Canadian Lane (or 8710 Hwy 17)
Peut accommoder : 110
Personne contact : Service des Opérations
Tél : 613-446-6022 poste 105
Veuillez faire vos réservations en communiquant avec notre service des opérations au 613-446-6022, poste 105, ou à reservations@clarence-rockland.com. Les instructions sur la façon de payer votre location seront incluses dans votre facture.
Salle du centre récréatif Ronald-Lalonde
Adresse : 2564, chemin St-Pascal
Peut accommoder : 208 personnes
Personne contact : Service des loisirs
Tél : 613-446-6022 poste 105
Veuillez faire vos réservations en communiquant avec notre service des opérations au 613-446-6022, poste 2314, ou à reservations@clarence-rockland.com. Les instructions sur la façon de payer votre location seront incluses dans votre facture.
1.0 Énoncé de politique
La Cité de Clarence-Rockland met à la disposition de la communauté de nombreuses salles communautaires afin de permettre à tous les citoyens de la région d’organiser un éventail d’activités pour ainsi faire vibrer la communauté.
2.0 But/Objectif
Le but de cette politique est de fournir un ensemble de principes et d’établir des lignes directrices afin de gérer la location des salles communautaires qui sont sous la responsabilité des Services communautaires de la Cité de Clarence-Rockland.
3.0 Définitions
La « Cité » désigne la Corporation de la Cité de Clarence-Rockland.
« Département », signifie les Services Communautaires de la Cité de Clarence-Rockland.
4.0 Portée
4.1. Installations
Cette politique s'applique à tous les utilisateurs des salles communautaires qui sont sous la gestion du Département.
Le Département est responsable de la gestion des salles communautaires suivantes :
- Salle communautaire de l’aréna de Clarence Creek, 418 Lemay Clarence Creek
- Salle communautaire de l’aréna Jean-Marc Lalonde, 1450
- Avenue du Parc, Rockland
- Salle communautaire du centre Chamberland, 1517 rue Laurier, Rockland
- Salle communautaire Ronald Lalonde, 2564 rue St-Pascal
- Salle communautaire Alphonse Carrière, 3154 rue Gendron, Hammond
- Salle communautaire du centre René Rochon, 1500 avenue du Parc
4.2. Exception
4.2.1. Salle communautaire de Bourget – 19 rue Lavigne
La présente politique ne s’applique pas en aucun cas au centre communautaire de Bourget. La salle communautaire de Bourget est sous la gestion du « Comité de Loisirs de Bourget ».
4.2.2. Salle communautaire de l’aréna de Clarence-Rockland
La salle communautaire à l’intérieur de l’aréna de Clarence-Rockland est doit de respecter les sections suivantes de la présente politique :
- 5.5.
- 5.9.
- 5.11.
- 5.12.
- 5.17.
- 5.18.2.
5.0 Procédures et lignes directrices
5.1. Dates et heures d’ouverture
Les installations mentionnées dans la section 4.1. pourront être louées à tous les jours de l’année et à toutes les heures de la journée.
5.2. Demande de location
5.2.1. Moyen afin de soumettre sa demande de location
Les demandes de location peuvent être faites par l’entremise des deux modes suivants :
- Site web : Toutes demandes de location peuvent être soumise par l’entremise du site web municipal, www.clarence-rockland.com Le demandeur doit suivre la marche à suivre tel qu’indiqué sur le site web.
- Téléphone : Toutes demandent de location peuvent être faite par téléphone auprès de l’adjointe administrative du département. Le demandeur doit suivre la marche à suivre tel qu’indiqué par l’adjointe administrative.
5.2.2. Informations personnelles requises lors de la demande :
Les informations personnelles suivantes doivent être fournies avec la demande de location:
- Nom du demandeur
- Date de naissance du demandeur
- Numéro de téléphone
- Adresse civique
- Courriel
- Tout autres informations jugées nécessaires à la location
Le Département se réserve le droit d'annuler toutes locations sous fausse représentation et/ou suite à des renseignements erronés.
5.2.3. Traitement des demandes
Le Département traitera les demandes de location dans un délai maximum de 5 jours ouvrables suivants leurs réceptions. Les demandes de location doivent être soumises au minimum 10 jours avant la date de location demandée. Si la demande est soumise moins de 10 jours avant la date de location, le Département ne peut pas garantir que la demande sera traitée à temps.
Aucune demande de réservation ne sera considérée au-delà de dix-huit
(18) mois avant la tenue de l'activité à moins que l’évènement soit jugé exceptionnel par le Département.
5.2.4. Priorisation des demandes :
Les demandes seront autorisées sous le principe de premier arrivé – premier servi.
Le Département donnera toutefois la priorité à l’utilisation de ses locaux pour les besoins et les activités municipales.
5.3. Contrat de location
Le contrat respectera les modalités suivantes :
5.3.1. Information
Au minimum, les informations suivantes se retrouveront sur le contrat :
- Nom de la salle à être loué
- Date(s) de location
- Heure(s) de location
- Nom du locataire
- # de téléphone
- Descriptif de l’activité
- S’il y a consommation d’alcool
- Date de fête du locataire
- Règlements à suivre
- Toute autres informations jugés nécessaires à la location
5.3.2 Personne responsable
Le signataire du contrat de location doit avoir 18 ans ou plus au moment de la signature.
5.3.1. Signature
La signature peut se faire en personne ou par voie de signature électronique. La signature du contrat doit être effectuée au maximum 10 jours après avoir reçu le contrat sans quoi le Département se réserve le droit d’annuler la location.
5.4 Frais
Tous les frais mentionnées ci- dessous peuvent être trouvés à l’annexe A de la présente politique. Les frais doivent être acquittés dans les 10 jours suivants la signature du contrat sans quoi le Département se réserve le droit d’annuler la réservation.
Les frais sont en vigueur entre l’adoption du budget de l’année courante et l’adoption du budget de l’année suivante et peuvent changer sans préavis.
5.4.1. Frais de location
Les frais de location s’appliquent à toute heure réservée pendant laquelle l’activité se déroule.
5.4.2. Frais d’installation
Les frais d’installation s’appliquent à toutes heures réservées pendant laquelle le locataire s’installe à l’intérieur de la salle en prévision de son activité ou toutes les heures pendant lesquelles le locataire nettoie la salle suite à sa location.
5.4.3. Frais de montage
Voir section 5.5. pour tous les détails concernant l’application des frais de montage.
5.4.4. Frais de conciergerie
Voir section 5.6. pour tous les détails concernant l’application des frais de conciergerie.
5.5.5. Diminution des frais
Tout locataire qui effectue plus de 10 locations consécutives (sur une même facture) aura droit à une diminution des coûts de 10% des frais de location.
5.5. Montage et démontage des salles
Toutes les salles communautaires mentionnées au point 4.1 contiennent un montant de tables et de chaises déjà installé. Chaque locataire est responsable de toutes modifications, d’ajouts ou d’enlèvement de chaises ou de tables par rapport à l’installation initiale. Tous locataires ne retournant pas la salle à son placement standard devra débourser un frais de montage tel qu’indiqué à l’annexe A.
À la demande du locataire, le département peut faire le montage et démontage de la salle selon les spécifications du locataire. Un montant additionnel sera demandé pour tout montage ou démontage. Voir « Frais de montage » à l’annexe A pour les frais additionnels demandés.
5.6. Nettoyage / Bris
Le coût de location comprend les frais de conciergerie. Toutefois, le locataire se doit de remettre les lieux dans un état acceptable de propreté. Le Département se garde le droit d’exiger des frais supplémentaires si la salle est laissée dans un état peu convenable.
Advenant un bris de matériel causé par la négligence du locataire et/ou par de ses invités, une facture sera envoyée au locataire pour la valeur du matériel et/ou de la réparation.
De plus, la Municipalité se réserve le droit de refuser toute demande ultérieure de location par un locataire visé par un tel cas.
5.7. Ouverture et fermeture des centres
5.7.1. Règle générale :
Un employé municipal est responsable d’ouvrir et de fermer les portes 15 minutes avant et 15 minutes après les heures identifiées dans le contrat de location. Si la location s’étend au-delà des heures inscrites au contrat, le Département ajustera le contrat en conséquence et facturera les heures supplémentaires utilisés.
5.7.2. Exception – Centre Chamberland et centre René Rochon
Les clés seront remises directement au locataire au maximum 48 heures avant la date de location. Le locataire est responsable de débarrer et de barrer les portes du centre au début et à la fin de la période de location. Le locataire est responsable de respecter les heures établies au contrat.
5.8. Frais SOCAN
La Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique exige le versement de redevances pour l’exécution de pièces de musique devant public.
Les frais demandés par la SOCAN sont couverts dans les frais de location.
5.9. Annulation
En cas d’annulation par le locataire, les dispositions suivantes s’appliquent
- Moins de 10 jours avant la date de location – 0%
- Plus de 10 jours mais moins de 30 jours – 50%
- Plus de 30 jours – 100%
Le Département se réserve le droit de modifier les termes d’annulation mentionnés ci-dessus pour des raisons jugées exceptionnelles.
5.10. Activité avec boisson
La Cité de Clarence-Rockland accorde le droit à tout locataire d’obtenir un permis de boisson à l’intérieur de toutes les salles mentionnées à la section 4.1.
S’il y a service ou consommation de boissons alcoolisées, il est de la responsabilité du locataire d’obtenir un permis d’alcool à la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario et d’en remettre une copie au Département au minimum 5 jours avant le début de la location. Pour obtenir tous les détails concernant une demande de permis d’alcool, veuillez consulter la politique LOI2015-01.
5.11. Activité à risque
Le Département catégorisera une activité « à risque », toute activité pour laquelle une des affirmations suivantes s’applique :
- L’activité comporte des risques élevés de blessures.
- L’activité a un permis d’alcool valide.
- L’activité risque d’attirer un grand nombre de participants.
- L’activité demande de l’équipement supplémentaire inhabituel.
Toute activité à risque devra obligatoirement se procurer une assurance responsabilité qui respecte toutes les modalités de la section 5.12.
De plus, le département pourra, sans justification, refuser toute location à risque ou exiger toutes autres conditions qu’il juge nécessaire afin d’assurer la sécurité des lieux durant l’activité (p.ex., agent de sécurité, etc.)
Si des conditions supplémentaires sont exigées par le Département, le locataire devra assumer tous les frais nécessaires afin de remplir adéquatement les conditions stipulées au contrat et en fournir les preuves dix jours avant le début de la location sans quoi le Département se réserve le droit d’annuler la réservation.
Le locataire est responsable de la sécurité de leur groupe et ils dégagent la Cité de Clarence-Rockland de toute responsabilité en cas de vol, de pertes de biens et de blessures ou tout autre accident ou blessure qu'aurait pu subir l’utilisateur ou une personne participant à l’activité.
5.12. Assurance responsabilité
Si exigé par le Département, la preuve d’assurance responsabilité civile doit respecter les critères suivants :
a) Assurance responsabilité civile d’un minimum de 2 million $ (5 million si le Département le juge nécessaire)
b) Assurance dommages matériels (Si nécessaire)
c) La Cité de Clarence-Rockland doit figurer à titre d’assuré additionnel sur le certificat d’assurance.
5.13. Équipement
Certains équipements de base sont fournis sans frais pour chacune des salles. Tous les équipements fournis doivent être replacés tel qu’utilisé initialement. Une liste complète des équipements fournis pour chacune des salles est disponible sur le site web de la municipalité. Pour des raisons logistiques, le Département ne peut garantir la disponibilité de tous les items mentionnés. Le locataire se doit de confirmer la disponibilité de l’équipement avant la signature du contrat.
5.14. Décoration
La décoration des salles communautaires est la responsabilité du locataire.
Le locataire ne doit, en aucun cas, accrocher, coller ou autrement fixer des objets, affiches, ballons, décorations etc. aux murs ou au plafond de la salle louée, à moins d’autorisation écrite du Département.
5.15. Règlement / Interdiction
Les règlements suivants se doivent d’être respectés par tous les locataires :
- Le locataire doit se conformer à toutes les lois fédérales, provinciales et municipales sur les taxes, les permis, etc., qui peuvent régir l’utilisation pour laquelle le contrat est émis.
- Le locataire est responsable du comportement et de la surveillance de toutes les personnes qui utilisent l’installation pour la durée de son occupation, et respectera tous les règlements affichés dans l’installation.
- Le locataire doit observer toutes instructions du personnel sur les lieux.
- Les décorations qui ne se trouvent pas déjà dans l’installation doivent être conformes aux normes de sécurité publique, au règlement du Service des incendies et autorisés d’avance par la direction du Département ou par son remplaçant.
- L’installation doit être laissé propre et comme il était avant la location.
- Le locataire doit rapporter tous ses biens personnels à la fin de l’événement.
- La consommation ou la vente de drogues illicites est interdite.
- La consommation ou la vente de boissons alcoolisées est interdite à moins qu’elle ne soit autorisée au contrat et que le locataire a obtenu le permis de circonstance.
- Le locataire ne permettra pas que l’assistance dans l’installation ne surpasse la capacité maximale de la salle.
- Les activités s’adressant à une clientèle de moins de 18 ans doivent être supervisées par des adultes.
- Le locataire s’engage à respecter une norme raisonnable concernant le niveau de bruit pendant la durée de l’activité.
- Le locataire s’engage à ne pas sous-louer les lieux en tout ou en partie ni céder ou transférer ce contrat ou tous droits s’y rapportant sans l’autorisation écrite du Département.
- La présence d’animaux est interdite, sauf pour les chiens d’assistance aux personnes ayant un handicap.
- Il est strictement interdit de pratiquer tout sport d’équipe dans la salle communautaire.
- Il est strictement interdit de fumer dans l’établissement. Pour obtenir tous les détails concernant la politique de fumage, veuillez consulter le règlement de la municipalité LOI2015-01.
- Il est strictement interdit de revendre la nourriture préparée dans les cuisines des salles communautaires à des particuliers qui ne sont pas présent dans la salle communautaire.
- Il est du devoir du locataire de respecter le montant de personne maximal éligible dans la salle tel qu’identifié à l‘entrée de la salle.
- Il est du devoir du locataire de prendre connaissance du plan de sécurité des incendies et de l’appliquer en tout temps
5.16. Dédommagement
Le titulaire du contrat accepte de tenir la Cité Clarence-Rockland indemne et à couvert de toutes les réclamations, demandes, causes ou actions, pertes, coûts ou dommages qu’elle peut subir, qu’elle peut engager ou dont elle peut être tenue responsable par suite de négligence, des actes ou des omissions du titulaire du contrat, de ses obligations, de son défaut de se conformer aux conditions ci-dessus ou en relation avec la tenue de l’événement décrit dans le contrat
5.17. Organismes sans-but lucratif (OSBL)
La Cité accorde un taux de location préférentiel à tous les OSBL reconnus sur son territoire. Pour obtenir la liste des OSBL reconnus, et tous les détails concernant la reconnaissance des OSBL, veuillez consulter la politique LOI2014-01.
5.18. Respect des ententes déjà en cours
Les ententes suivantes sont déjà appliquées et seront respectés :
5.18.1. Salle communautaire de l’aréna de Clarence Creek :
Il n’y aura aucun frais de location pour toutes OSBL qui utilisent la salle lorsque l’aréna est en opération durant la saison de glace pour leur réunion. Les groupes sont responsables de faire le nettoyage complet du centre après chaque utilisation. Les frais de conciergerie ou de montage de salle pourraient s’appliquer si la salle n’est pas retournée dans un état jugé acceptable – Voir section 5.5. et 5.6.
5.18.2. Salle communautaire de l’aréna de Clarence-Rockland :
Tout association sportive qui utilise les patinoires de l’aréna ont le droit d’utiliser la salle communautaire sans frais pour des rencontres, des levées de fonds, la gestion d’un tournois, etc. Les groupes sont responsables de faire le nettoyage complet de la salle après chaque utilisation. Les frais de conciergerie ou de montage de salle pourraient s’appliquer si la salle n’est pas retournée dans un état jugé acceptable – Voir section 5.5. et 5.6.
5.18.3. Salle communautaire Alphonse Carrière :
Le Club Optimiste de Hammond et les Chevaliers de Colomb de Hammond paie un montant annuel de 500$ pour un maximum de 50 utilisations par année. Les groupes ont leur propre clé afin de barrer et débarrer les portes et sont responsables de faire le nettoyage complet du centre après chaque utilisation. Les frais de conciergerie ou de montage de salle pourraient s’appliquer si la salle n’est pas retournée dans un état jugé acceptable – Voir section 5.5. et 5.6.
5.18.5 OSBL reconnus
Les organismes accrédités de la Cité de Clarence-Rockland ont deux locations gratuites par année pour des activités de levée de fonds ou pour des soirées de reconnaissance. Les locations gratuites accordés au point 5.18.1. seront comptabilisées comme l’une des deux locations gratuites.
5.19 Conflits
Tous conflits qui survient face à la location d’une salle communautaire sera résolu par la Direction du Département.
On peut interjeter appel à la décision de la Direction en présentant une demande par écrit au Directeur général et, en dernier recours, en présentant une demande par écrit ou en se présentant au conseil municipal.