Les règlements et politiques qui sont fréquemment demandés par le public se trouvent ci-dessous. La plupart de ces documents sont en anglais seulement. Les règlements suivis d'un * sont des versions consolidées qui sont fournies pour usage administratif et de référence seulement. Elles ne doivent pas être utilisées en lieu de photocopies du règlement original, y compris pour des utilisations légales.

Si vous souhaitez consulter un règlement non inscrit, ou une version non-consolidée, veuillez communiquer avec le bureau de la greffe par courriel au mouellet@clarence-rockland.com ou au 613-446-6022 poste 0.

Loi de 2001 sur les municipalités de l'Ontario

Politiques

Accessibilité des services à la clientèle – Politique ADM2018-02

Énoncé de politique

La Cité de Clarence-Rockland s’engage à fournir un accès équitable à tous ses programmes, services et installations à tous ses résidents, incluant les personnes handicapées.

2.0 But/Objectif

Le but de cette politique est d’établir des lignes directrices sur la fourniture de biens et services aux personnes handicapées tout en prévoyant une opportunité d’intégration, d’indépendance, de dignité et d’équité. Cette politique a été préparée suivant les exigences et l’information fournie par le Règlement de l’Ontario 429/07 fait en vertu de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO).

3.0 Définitions

« Appareils fonctionnels » sont des équipements supplémentaires tel que des appareils de communication, connaissance, mobilité personnelle et médicale (i.e. cannes, béquilles, fauteuil roulant, scooter ou appareils auditifs).

« Handicap », conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario signifie :

  • Tout degré d’handicap physique, d’infirmité, malformation ou défigurement qui est causé par une lésion corporelle, anomalie congénitale ou maladie et sans restreindre la portée générale de ce qui précède, une lésion au cerveau, tout degré de paralysie, amputation, manque de coordination physique, cécité ou trouble visuel, surdité ou trouble auditif, mutisme ou trouble de la parole, ou la nécessité d’utiliser un chien guide ou tout autre animal ou d’un fauteuil roulant ou tout autre appareil ou dispositif ;
  • Une condition de déficience intellectuelle ou de trouble du développement ;
  • Un trouble de l’apprentissage ou un dysfonctionnement de la compréhension ou de l’utilisation des symboles ou de la langue parlée ;
  • Un trouble mental ; ou
  • Une lésion ou une invalidité pour lesquels des bénéfices ont été réclamées ou reçus conformément au plan d’assurance établi sous la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l'assurance contre les accidents du travail. « Employés » sont des personnes qui traitent avec des gens du public ou des tiers au nom de la Corporation de Cité de Clarence-Rockland, peu importe si la personne agissant de la sorte est un employé, un agent, un bénévole ou autre. « Personnes avec un handicap » sont des individus étant affectés par un handicap tel que décrit dans le Code des droits de la personne de l’Ontario. « Professionnel de la santé règlementé » inclut : audiologistes et orthophonistes, chiropraticiens, infirmières, ergothérapeutes, optométristes, médecin et chirurgiens, physiothérapeutes, psychologues, psychothérapeutes enregistrés et thérapeutes enregistrés en santé mentale.

« Animaux d’assistance » sont tout animal individuellement entraîné pour effectuer des tâches pour le bénéfice d’une personne avec un handicap.

« Personnes de soutien » sont toute personne étant soit un professionnel rémunéré, bénévole, membre de la famille ou un ami qui accompagne la personne atteinte d’un handicap afin de l’aider avec les communications, les soins personnels ou médicaux, ou avec l’accès aux biens et services

4.0 Portée

Cette politique s’applique à tous les employés de la Cité et tous les bénévoles, et toute personne ou organisation faisant affaire avec le public au nom de la Cité.

5.0 Procédures et lignes directrices

Dispositifs d’assistance

Les gens atteints d’un handicap peuvent utiliser leur dispositifs d’assistance lorsque qu’ils accèdent à leurs biens, services ou installations. Dans les cas où le dispositif d’assistance présente une préoccupation importante pour la santé ou la sécurité ou ne peut être utilisé pour d’autres raisons, d’autres mesures doivent être prises pour assurer que la personne atteinte d’un handicap peut accéder à nos biens, services ou installations.

Communication

Lorsque la communication doit se faire avec une personne atteinte d’un handicap, les employés doivent prendre en considération le handicap de cette personne. Ceci peut inclure les communications par courrier, courriel, et/ou le téléphone. Les employés devront discuter avec la personne atteinte d’un handicap afin de déterminer le moyen de communiquer qui leur convient le mieux.

Animaux d’assistance

Les gens atteints d’un handicap peuvent être accompagnés de leur animal d’assistance dans les espaces de la Cité qui sont ouverts au public, à condition que la personne maintienne le contrôle de l’animal en tout temps. Un animal est un animal d’assistance pour une personne avec un handicap si :

  • Il est clairement indiqué sur l’animal qu’il est utilisé à des fins reliées à son handicap; ou
  • Si la personne fournit une lettre d’un professionnel de la santé règlementé confirmant que la personne a besoin d’un animal pour les raisons reliées à son handicap.

Si un animal d’assistance est exclu par la loi, la Cité doit s’assurer que des moyens alternatifs sont accessibles pour permettre à la personne atteinte d’un handicap d’obtenir des biens et services, de les utiliser et de les mettre à profit. Si un client ou un membre du personnel a une allergie aux animaux, la Cité doit faire tous les efforts afin de rencontrer les besoins de chaque individu.

Personnes de soutien

Les gens atteints d’un handicap peuvent être accompagnés par une personne de soutien et la Cité doit s’assurer que chacune de ces personnes sont autorisées à entrer ensemble et que la personne atteinte d’un handicap puisse avoir accès à la personne de soutien pendant qu’elle se trouve dans ces lieux. Si la Cité exige un droit d’entrée à la personne de soutien accompagnant une personne handicapée à un événement ou une activité, un avis doit être donné à l’avance le montant qu’il faudra débourser à cet égard sur le site web de la Cité ainsi que de toute autre façon jugé opportune.

Dans les situations ou la Cité a des obligations en vertu des lois sur la vie privée ou des enjeux de confidentialité ou d’obligations professionnelles, la personne de soutien peut être demandée de se conformer aux exigences de service comme la personne atteinte d’un handicap doit faire.

La Cité peut demander qu’un visiteur avec un handicap soit accompagné d’une personne de soutien lorsqu’une personne de soutien est nécessaire pour protéger la santé ou la sécurité de la personne atteinte d’un handicap ou celle des autres. Dans ce cas, la Cité ne doit pas exiger de paiement de la part de la personne de soutien.

  • Avant de prendre une décision à ce sujet, la Cité doit consulter la personne atteinte de handicap pour comprendre ses besoins ; considérer les raisons de santé et de sécurité, basé sur les preuves tangibles; et déterminer s’il y a un autre moyen raisonnable de protéger la santé ou la sécurité de la personne ou des autres.

Avis de perturbation temporaire

Si, dans le but d’obtenir, d’utiliser ou de bénéficier d’un bien ou service de la Cité les personnes atteintes d’un handicap utilisent des installations ou des services particuliers de la Cité et s’il y a une perturbation temporaire de ces installations ou services en toute ou en partie, la Cité doit donner un avis de perturbation temporaire au public.

L’avis de perturbation doit inclure l’information suivante :

  • La raison de la perturbation
  • La durée anticipée •
  • Une description des services ou installations alternatifs étant disponibles, s’il y a lieu.

Un avis doit être donné par le formulaire autorisé d’avis de perturbation en affichant l’information à un endroit apparent à l’endroit de la perturbation, lequel doit inclure toutes les entrées et en affichant l’information sur le site web de la Cité ou par n’importe quel moyen jugé raisonnable dans les circonstances.

Le formulaire de perturbation temporaire est joint en Annexe A à cette politique.

Formation

La Cité doit fournir de la formation à tous les membres de l’organisation, incluant les employés, les bénévoles, les agents, entrepreneurs et autres faisant affaire avec le public ou les tierces parties et ceux impliqués dans le développement des politiques, pratiques et procédures de service à la clientèle, vont recevoir une formation sur la sensibilisation à l’accessibilité dans les six mois de leur entrée en fonction.

La Cité fournira également de la formation continue relativement aux changements à ses politiques, pratiques et procédures aux individus demandant une formation le plus rapidement possible.

La Cité conservera un registre de tout le personnel ayant reçu de la formation (i.e. dates, formateur, etc.) Formation sur la sensibilisation à l’accessibilité inclut ce qui suit :

  • Comment fournir les biens et services de façon à respecter la dignité et l’indépendance des personnes atteintes d’un handicap;
  • Comment interagir et communiquer avec les personnes en prenant conscience de leur handicap;
  • La procédure pour les gens de fournir leurs commentaires à la Cité, leur offre de biens et services aux personnes atteintes d’un handicap et comment la Cité répond aux commentaires et prends action suite à toute plainte;
  • Comment interagir avec les personnes atteintes d’un handicap utilisant un dispositif d’assistance ou requérant l’assistance d’un animal d’assistance ou d’une personne de soutien pour accéder aux biens et services;
  • L’information sur les autres politiques, pratiques et procédures municipales faisant affaire avec la LAPHO;
  • Une révision des objectifs de la LAPHO et les exigences liées aux normes de service à la clientèle;
  • Comment utiliser l’équipement ou les dispositifs disponibles dans les lieux de la Cité ou fournis par la Cité pouvant aider avec la prestation de biens et de services ; et
  • Quoi faire si une personne atteinte d’un handicap a de la difficulté à avoir accès aux biens et services de la Cité.

La formation doit également être fournie sur une base régulière en conjonction avec les changements apportés aux politiques, pratiques et procédures gouvernant la fourniture de biens et de services aux personnes atteintes d’un handicap.

Le contenu de la formation peut varier en fonction de la personne qui reçoit la formation et de la nature des services fournis et dépendant les exigences requises par les départements.

Le format de la formation peut inclure une session en ligne avec un questionnaire, une auto-formation à l’aide d’un manuel et d’un questionnaire ou de toute autre format requis.

Processus de rétroaction

Un processus de cueillette et de réponse aux commentaires à l’égard de l’accessibilité des biens et services fournis par la Cité a été établi. Les clients désirant fournir des commentaires ou des suggestions peuvent le faire en personne, par téléphone, par écrit, par courriel, en ligne ou par d’autres moyens accessibles sur demande.

Le formulaire de commentaire est joint en Annexe B à cette politique.

Disponibilité des documents

Ce document doit être disponible sur le site web de la Cité et doit être disponible pour quiconque en fait la demande.

Modification à cette ou d’autres politiques

Toute politique de la Cité qui ne respecte pas la dignité, l’indépendance, l’intégration et une opportunité équitable aux gens atteints d’un handicap sera modifiée ou révoquée ou interprétée et appliquée de façon à inclure ces principes.

Bilinguisme – Politique ADM01-01

Le but de cette politique est de définir une procédure générale afin d’assurer un service bilingue dans la Cité.

Disposition générale

La Cité de Clarence-Rockland, fut déclarée par voie de résolution, le 10 mars 1998, une entité bilingue. Par conséquent, la présente politique servira de guide pour les procédures administratives de la Cité de Clarence-Rockland relativement à l’usage du français et de l’anglais dans l’exécution des programmes et des services de la Corporation de la Cité de Clarence[1]Rockland.

Employés

Tous les employés qui sont embauchés par la municipalité et dont les tâches exigent qu’ils travaillent d’une façon directe avec le public devront être bilingue ou accepter, lors de leur nomination, de suivre des cours de langue afin de leur donner le niveau de compétence requis dans leur travail. Ces cours seront assujettis à la politique existante en ce qui concerne la formation pour les employés municipaux.

Documentation

Tous les documents préparés ou reproduits directement par la municipalité devront être disponibles, dans la mesure du possible, dans un format bilingue. Lorsque le format bilingue n’est pas disponible, il sera permis que le département prépare une version traduite “non[1]officielle” du document.

La pratique favorisée en ce qui concerne la préparation des documents et des formulaires dans les deux langues officielles, sera maintenue. Les documents municipaux suivants devront être préparés dans les deux langues officielles dans un délai raisonnable.

A. Les résolutions et rapports présentés à l’ordre du jour d’une assemblée publique du conseil municipal;

B. Les procès-verbaux de toutes les assemblées du conseil municipal;

C. Les ordres du jour, rapports et procès-verbaux de tous les comités municipaux;

D. Les règlements municipaux (dans la mesure du possible);

E. Tous les formulaires qui sont remis au public;

F. Tous les documents provenant du système informatique du service des Finances et qui sont remis au public;

G. La convention collective des employés syndiqués de la municipalité, s demandé lors des négociations;

H. Tous les autres documents formulaires, communiqués et services donnés par la municipalité qui ne sont pas spécifiquement décrits dans cet article et qui sont dirigés pour distribution au public seront disponibles dans les deux langues officielles;

I. Il n’est pas obligatoire de rédiger les documents tel que les ententes de lotissement, ententes de plan d’implantation, contrats d’achat et de vente de terrain et autres documents similaires dans les deux langues officielles;

J. Les rapports internes qui ne sont pas destinés à être remis au public peuvent être préparés dans la langue choisie par l’auteur.

Traduction

Les frais de traduction de documents seront la responsabilité de la municipalité.

Réponses aux requêtes

Toutes requêtes, écrite ou orales, seront répondues dans la langue du requérant.

Responsabilité

Cette politique sera administrée par le Directeur général.

Ces directives sont en sus des lois fédérales et provinciales ayant trait sur le bilinguisme.

Consultation publique - Politique ADM2013-01

1.0 Énoncé de politique

La Cité de Clarence-Rockland est engagée à communiquer avec ses résidents afin de s'assurer de répondre aux besoins de la communauté dans sa planification et la prise de décision.

2.0 But/Objectif

Le but de cette politique est de fournir un ensemble de principes et d'établir des lignes directrices pour le processus de consultation publique.

3.0 Définitions

«Processus de consultation», signifie donner au public la possibilité d'influencer la planification municipale et la prise de décision en présentant leurs points de vue qui sont pris en considération lorsque le gouvernement municipal prend sa décision finale.

«Processus de délibération» signifie donner au public la possibilité de s'engager dans un dialogue avec les responsables de la planification municipale et la prise de décision dans le but de travailler ensemble pour régler les différends, tandis que le gouvernement municipal conserve sa responsabilité de prendre la décision finale.

«Processus d’engagement» signifie donner au public la possibilité de collaborer en tant que partenaire dans la planification municipale et de la prise de décision dans un effort pour trouver et mettre en œuvre efficacement des solutions à des problèmes complexes ou atteindre des objectifs complexes.

4.0 Portée

Cette politique s'applique à tous les membres de l'organisation de la ville qui peuvent être impliqués dans la planification municipale et/ou processus de décision.

5.0 Procédures et lignes directrices

5.1 Principes:

Les principes suivants reflètent l'engagement de la ville de Clarence[1]Rockland et l'approche de faire participer les citoyens à la planification municipale et le processus décisionnel:

a. Valoriser et encourager la participation du public Les points de vue de la communauté devraient être évalués et la participation du public devrait être encouragée sur les questions qui les concernent. L'élaboration d'un plan de consultation publique dans les premiers stades d'un projet sera nécessaire.

b. Dépasser les exigences de la loi Le niveau des processus de consultation publique doit refléter l’ampleur et de la complexité de l'initiative spécifique et, où la possibilité existe, la politique législative devrait être surpassée.

c. Partager l'information et éduquer Les informations devraient régulièrement être partagées pour éduquer le public et pour promouvoir la sensibilisation et la discussion sur des questions d'intérêt individuel et communautaire.

d. Transparence Les possibilités de discussion ouverte, constructive et équilibrée doivent être créées afin de solliciter les commentaires du public.

e. Le respect mutuel / Objectivité Une consultation devrait s'effectuer de façon juste et respectueuse, compte tenu de tous les points de vue afin de bâtir une confiance avec le public. Les points de vue devront être considérés d'une manière non conflictuelle et constructive.

f. Efficacité / efficacité La méthode de consultation utilisée doit refléter l'ampleur et de la complexité de l'initiative, le degré d'intérêt public et les besoins de ceux qui sont susceptibles d'être affectés.

5.2 Méthodes de consultations:

Ce qui suit sont les méthodes à prendre en considération dans l'élaboration d'un plan de consultation publique:

a. Processus consultatif Ceci est le procédé le plus classique. C'est le processus qui est habituellement prescrit dans la législation en matière de planification, y compris les règlements de zonage, les plans officiels, ainsi que leurs modifications.

b. Processus délibératifs Ce processus devrait être considéré lorsqu’une consultation doit aller au-delà du processus de consultation. Ce processus est un excellent outil pour apporter le public à comprendre, à confirmer ou à déterminer quel est le vrai problème dans des cas particuliers afin d’ensuite permettre à la municipalité de conclure avec une solution acceptable.

c. Processus d'engagement Ceci est le procédé le plus innovateur. Celui-ci exige que la municipalité et le public travail en partenariat pour atteindre un objectif commun et de partager la responsabilité des résultats.

5.3 Procédure générale:

Lorsqu'un projet ou une initiative est identifié à inclure un volet de consultation publique, même si la méthode de consultation publique est déjà prévue par la loi, le personnel doit:

a. Organiser une réunion avec le chef de département échéant, le directeur général de l'administration et de l'agent des communications pour examiner l'initiative et mettre en place la méthode de consultation qui sera utilisée;

b. Élaborer un plan de consultation publique basé sur la méthode choisie pour identifier le processus en détail;

c. Annoncer publiquement le plan de consultation et toutes les informations pertinentes concernant le projet/initiative en conséquence. L'utilisation de la page Web de la Ville devrait jouer un rôle majeur dans la communication avec le public.

d. Évaluer la méthode de consultation publique utilisée et rapporter les conclusions positives / négatives au Directeur général.

Normes d'accessibilité intégrées – Politique ADM2013-02

1.0 Énoncé de la politique

La Cité de Clarence-Rockland s’engage à répondre aux besoins de tous les clients et les membres du public. Pour ce faire, la Cité doit reconnaître la diversité des besoins de tous les résidents et répondre en essayant de fournir des services et des installations qui sont accessibles à tous. En tant qu'employeur et fournisseur de services publics, la Cité est déterminée à assurer des services de manière accessible.

La Cité vise à promouvoir l'accessibilité à travers l'élaboration de politiques, pratiques et procédures et s’assurer de prendre en compte les personnes handicapées. Pour ce faire, les politiques, pratiques et procédures respecteront l’indépendance, la dignité, l’intégration et l’égalité des chances des personnes handicapées.

2.0 But/Objectif

Le but de cette politique est d’établir les directives du règlement de l’Ontario 191/11, dans le cadre des normes d’accessibilité intégrées (RNAI) qui reflète plusieurs normes en matière d’accessibilité que les organisations, y compris la Cité de Clarence-Rockland, doivent satisfaire.

3.0 Portée et responsabilité

Cette politique s'applique à tous les employés de la Cité, aux bénévoles et à toute autre personne ou organisation qui fournit, au nom de la Cité, des biens, des services ou des installations aux membres du public.

Cette politique a été élaborée en fonction du règlement et démontre la façon dont la Cité atteindra l’objectif d’accessibilité en satisfaisant aux exigences du règlement. Les exigences du règlement sont :

1. Établir, mettre en œuvre et tenir à jour et documenter un plan d’accessibilité pluriannuel qui décrit notre stratégie pour prévenir et supprimer les obstacles et satisfaire aux exigences imposées par le règlement;

2. prendre en compte les critères et options d’accessibilité lors de l’obtention ou de l’acquisition de biens, de services ou d’installations,

3. Formation et

4. Autres exigences spécifiques sous les normes liées à l’information et à la communication, l’emploi, le transport et le milieu bâti

4.0 Disposition générales

Plans d’accessibilité La Cité de Clarence-Rockland produira un plan d’accessibilité pluriannuel décrivant sa stratégie pour prévenir et éliminer les obstacles afin de répondre aux exigences du RNAI.

Le plan pluriannuel sera affiché sur le site Web de la Cité et offert sur demande dans un format accessible et assorti d’aides à la communication. Le plan doit être révisé au moins une fois tous les cinq ans et mis à jour au besoin.

Rapport d’étape annuel

La Cité préparera un rapport annuel sur l'état d'avancement des mesures prises pour mettre en œuvre le plan d'accessibilité pluriannuel. Le rapport d'étape sera affiché sur le site Web de la Cité et sera fourni dans un format accessible, sur demande, dès que possible.

Formation

La Cité s’assurera que les employés reçoivent une formation sur les exigences relatives au RNAI et au Code des droits de la personne qui s’appliquent aux personnes handicapées. Une formation sera également offerte au nouveau personnel dès que cela est matériellement possible.

Obtention ou acquisition de biens, de services ou d’installations

La Cité prendra en compte les critères et options d’accessibilité lors de l’obtention ou de l’acquisition de biens, de services ou d’installations, sauf si cela n’est pas matériellement possible (dans lequel cas une explication sera fournie).

5.0 Normes liées à l’information et à la communication

5.1 Définitions

Communications signifie l’interaction entre deux ou plusieurs personnes ou entités, ou toute combinaison de celles-ci, lorsque l'information est fournie, envoyée ou reçue.

Aides à la communication s’entend notamment du sous-titrage, de la communication suppléante et alternative, du langage clair, de l’explication verbale et d’autres aides qui facilitent une communication efficace.

Information s’entend notamment de données, de faits et de connaissances qui existent dans divers formats, y compris en format texte, en format audio, en format numérique ou en format d’image et qui transmettent une signification.

5.2 Lignes directrices et procédures Rétroaction

La Cité doit veiller à ce que le processus de rétroaction pour recevoir ou répondre aux observations des intéressés soit disponible aux personnes handicapées en fournissant sur demande les formats accessibles et les aides à la communication.

Formats accessibles et aides à la communication

La Cité informera le public des formats accessibles et des aides à la communication. Les formats accessibles et les aides à la communication à la personne handicapée seront fournis le plus rapidement possible, en tenant compte des besoins et à un prix qui ne dépasse pas celui exigé des autres personnes.

Exceptions

Le RNAI ne s’applique pas aux produits ni aux étiquettes de produits, à l’information ou aux communications qui ne peuvent être converties et à l’information dont la Cité n’est pas responsable directement ou par le biais d’une relation contractuelle. S’il est établi que l’information ou les communications ne peuvent être converties, le service devra fournir à la personne qui les a demandées, une explication des raisons pour lesquelles elles ne peuvent être converties et un sommaire de l’information ou des communications.

Procédures, plans et renseignements relatifs aux urgences

La Cité doit fournir sur demande des renseignements sur les mesures ou plans d’urgence publics existants et sur la sécurité publique dans un format accessible ou avec les aides à la communication appropriées, et ce, le plus rapidement possible.

Sites et contenus Web accessibles

Le site Internet et le contenu Web doivent être conformes aux règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0, niveaux A et AA du Consortium World Wide Web, selon l’échéancier prévu dans les Normes d’accessibilité intégrées.

6.0 Normes pour l’emploi

6.1 Application

Les exigences établies pour les normes d’emploi sous la Politique sur les normes d’accessibilité intégrées de la Cité s’appliquent uniquement aux employés de la Cité. Elles ne s’appliquent pas à l’égard des bénévoles et des autres personnes non rémunérées.

6.2 Définitions

La gestion du rendement signifie des activités liées à l’évaluation et à l’amélioration du rendement d’un employé, de sa productivité et de son efficacité en vue de contribuer à son succès.

Perfectionnement et avancement professionnels s’entend notamment de l’accroissement des responsabilités associées au poste qu’occupe un employé et de la progression de l’employé d’un poste à un autre au sein d’une organisation, qui se fondent habituellement sur le mérite ou l’ancienneté, ou toute combinaison des deux. Le poste, revalorisé ou nouveau, peut être mieux rémunéré, s’accompagner de responsabilités accrues ou se situer à un échelon supérieur au sein de l’organisation, ou toute combinaison de ces éléments.

Réaffectation s’entend du fait d’affecter un employé à un autre service ou un autre poste au sein de la même organisation au lieu de le mettre à pied, lorsque l’organisation a éliminé un poste ou un service donné.

Recrutement

La Cité doit;

  • Informer les candidats de la disponibilité de mesures d’adaptation pour les personnes handicapées durant son processus de recrutement
  • Informer les candidats sélectionnés pour une entrevue ou un test qu’ils peuvent bénéficier de mesures d’adaptation sur demande en ce qui concerne les documents utilisés durant le processus.
  •  Consulter le candidat sélectionné qui demande une mesure d’adaptation d’une manière qui tient compte de son handicap.

6.3 Lignes directrices et procédures

Avis aux candidats recrutés

L’offre d’emploi remise aux candidats recrutés doit les informer des politiques relatives aux mesures d’adaptation offertes aux employés handicapés

Soutien aux employés

La Cité doit informer les employés des politiques en matière de soutien aux employés handicapés, notamment celles relatives à l’adaptation du lieu de travail pour tenir compte des besoins en matière d’accessibilité. Cette information sera remise aux employés dès que cela sera matériellement possible après leur entrée en fonction et les employés seront informés lorsque des modifications seront apportées aux politiques existantes.

Formats accessibles et aides à la communication pour les employés

À la demande d’un employé et en consultation avec ce dernier, la Cité doit lui fournir ou prendre les dispositions nécessaires pour lui fournir des formats accessibles et des aides à la communication pour faire son travail et l’information généralement mise à la disposition des employés au lieu de travail

Renseignements relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail

La Cité fournira des renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail aux employés handicapés si ceux-ci ont besoin de renseignements individualisés en raison de leur handicap et que l’employeur est au courant de leur besoin de mesures d’adaptation en raison de leur handicap.

La Cité examinera les renseignements individualisés relatifs aux interventions d’urgence sur le lieu de travail dans les cas où l’employé change de lieu de travail au sein de l’organisation ou lorsque les besoins ou les plans généraux en matière de mesures d’adaptation pour l’employé font l’objet d’un examen;

Plans d’adaptation individualisés et documentés

Un processus écrit régissant l’élaboration et la conservation de plans d’adaptation individualisés et documentés concernant les employés handicapés doit être instauré. Ce processus doit comprendre les éléments identifiés à l’article 28(2) du NRAI.

Processus de retour au travail

La Cité doit élaborer et instaurer un processus de retour au travail à l’intention des employés qui sont absents en raison d’un handicap et qui ont besoin de mesures d’adaptation liées à leur handicap.

Gestion de rendement, perfectionnement professionnel et réaffectation

La Cité doit tenir compte des besoins en matière d’accessibilité de leurs employés handicapés ainsi que de tout plan d’adaptation individualisé lorsqu’ils offrent des occasions de perfectionnement professionnel et d’avancement et lorsqu’ils envisagent de réaffecter les employés handicapés.

7.0 Normes pour le transport

La Norme d'accessibilité pour le transport permettra à tout le monde de se déplacer plus facilement en Ontario. La norme s’applique, entre autres, aux services de transport conventionnels et spécialisés, ainsi qu’aux municipalités qui émettent des permis aux taxis ou fournissant des services de transport conventionnels.

Transport en commun

La Cité doit s’assurer que les propriétaires et opérateurs avec qui il y a une entente, se conforme à la norme pour le transport de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario.

Taxis

La Cité doit s’assurer que les propriétaires et opérateurs de taxis ayant obtenu un permis ne chargent pas un taux plus élevé ou des frais supplémentaires à un passager handicapé. La Cité doit aussi consulter le public afin de déterminer la proportion de taxis accessibles nécessaires dans la communauté.

8.0 Normes d’accessibilités au milieu bâti

La Norme d'accessibilité au milieu bâti vise à éliminer les obstacles dans deux domaines, notamment les lieux publics et les immeubles.

Les améliorations à l'accessibilité dans les bâtiments auront lieu plus tard dans le cadre du Code du bâtiment, qui régit les nouvelles constructions et les rénovations d’immeubles.

La Cité doit se conformer à la norme pour la conception des lieux publics de la LAPHO (Norme d'accessibilité au milieu bâti) lorsqu'ils construisent ou réaménagent des lieux publics, notamment :

  • des sentiers récréatifs;
  • des aires de restauration extérieures pour l’usage public;
  • des voies de déplacement extérieures;
  • des stationnements accessibles;
  • des lieux de prestation de services
  • Loi de 2001 sur les personnes handicapées
  • Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario
  • Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle – Règlement 428/07 Ø Code des droits de la personne
  • Normes d’accessibilité intégrées - Règlement 191/11
  • Plan d’accessibilité de la Cité de Clarence-Rockland
  • Plan d’accessibilité pluriannuel de la Cité de Clarence-Rockland
  • LOI2009-02 Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle

9.0 Références et documents connexes

 

Pétitions - ADMIN-2018-02

Énoncé de politique  

La Cité de Clarence-Rockland encourage la participation des citoyens et appuie les pétitions comme étant un outil pour les citoyens de donner leur avis sur le processus décisionnel du conseil. Une pétition est optimale lorsque l’information inscrite est précise et vérifiable et lorsqu’elle est reconnue et acceptée par les décideurs.

But/Objectif  

Cette politique décrit la procédure à suivre pour la réception et la reconnaissance des pétitions publiques.

Définitions     

Pour les fins de cette politique, une pétition est une demande écrite formelle faite à l’attention du conseil de la Cité de Clarence-Rockland.

Portée

Cette politique s’applique à toutes les pétitions soumises à la Cité de Clarence- Rockland, excepté celles qui sont régies par une autre Loi (par exemple, les pétitions de drainage et d’améliorations locales).

Procédures et ligne directrices         

Exigences de la pétition

  • Toute pétition doit être adressée au conseil de la Cité de Clarence- Rockland et demander une action particulière relevant de l’autorité du conseil.
  • Toute pétition doit être appropriée et respectueuse et ne doit pas contenir de l’information ou du langage inapproprié ou grossier.
  • Le texte de toute pétition doit être inscrit au haut de chacune des pages pour les pétitions de plusieurs pages. Les pages doivent être numérotées et le nombre total de pages doit être indiqué.
  • Toute pétition papier doit être lisible, dactylographiée ou écrite à l’encre (pas au crayon de plomb).
  • Pour les pétitions papier, chaque signataire de la pétition doit imprimer et signer son propre nom directement sur la pétition, et doit fournir son adresse complète.
  • Pour les pétitions électroniques, chaque signataire de la pétition doit fournir son nom complet, son adresse complète et une adresse courriel valide.
  • Toute pétition doit clairement indiquer sur chacune des pages que celle-ci est sujette à être considérée comme un document public à la Cité de Clarence-Rockland et que l’information incluse peut être sujette à l’examen par la Cité et de gens du public.

Soumission des pétitions

  • Toute pétition contenant les signatures originales doit être envoyée à l’attention du greffier par courrier ou livrées en personne à l’hôtel de ville de la Cité de Clarence- Rockland (1560, rue Laurier, Rockland, ON, K4K 1P7).
  • Toute pétition qui rencontre les exigences requises sera incluse à l’ordre du jour de la prochaine réunion du comité plénier ou à la rencontre ou le sujet concerné sera discuté.
  • Les pétitions qui ne sont pas conformes aux exigences ne seront pas incluses à l’ordre du jour d’une réunion du comité plénier. Cependant, celles-ci pourront tout de même être incluses dans le bulletin de correspondance distribué régulièrement de façon non-officielle aux membres du conseil.

Responsabilités

  • Le greffier est la personne responsable de recevoir l’ensemble des pétitions et de les soumettre à l’attention du conseil.
  • Le greffier évaluera toutes les pétitions afin de s’assurer que les exigences sont rencontrées.

Conservation et divulgation

Toutes pétitions soumises à la Cité seront conservées au bureau du greffier. Les pétitions rencontrant les exigences de cette politique et reçues par le conseil seront conservées conformément au Règlement de conservation des documents de la Cité, et seront accessibles au public sur demande.

Politique de subvention municipales - FIN1.1-2024

 

1.0 Énoncé de politique

La Cité de Clarence-Rockland reconnaît qu’un grand nombre d’organismes, de groupes et d’événements dans la Cité apportent une précieuse contribution aux résidents de la Cité de Clarence-Rockland. La Cité comprend les contraintes financières auxquelles peuvent être confrontés ces organismes. Elle a également conscience de l’impact qu’elle peut avoir et de sa responsabilité sociale pour soutenir la viabilité et la stabilité financière de ces organismes, groupes et événements communautaires.

2.0    Lien au plan stratégique de la Cité de Clarence-Rockland

Le programme de subventions municipales vise à fournir des services qui favorisent la viabilité financière de la communauté et qui lui permettent de répondre aux besoins et aux valeurs de ses résidents.

3.0    But et objectifs

La présente politique a pour but d’établir une procédure uniforme pour l’octroi des subventions municipales (sous forme monétaire ou de ressources municipales) aux organismes, groupes et événements communautaires qui en ont besoin.

Les subventions accordées par la Cité de Clarence-Rockland ont pour objectifs de promouvoir le bien-être et la croissance de la communauté, et de reconnaître le rôle joué par certains de ses membres en fournissant des ressources aux organismes, groupes et événements d’une manière juste et équitable.

La présente politique fait état des subventions disponibles, établit les conditions d’admissibilité et décrit les exigences en matière de demande et de suivi.

4.0  Intention du programme

Chaque année, la Cité reçoit plus de demandes de subventions qu’elle ne peut en accorder. La présente politique a pour objet de traiter tous les organismes de manière équitable et uniforme, tout en faisant preuve d’une transparence totale. Le programme de subventions municipales vise à favoriser le partage des ressources disponibles dans toute la Cité. Les subventions sont destinées à fournir des niveaux modestes de soutien et d’assistance aux organismes communautaires sans but lucratif.

5.0  Portée

La présente politique s’applique à toute contribution monétaire directe ou à toute contribution de services, d’installations ou d’équipements de la Cité qui ne sont pas admissibles à l’aide financière des autres programmes du Conseil. Toutes les sources de financement devant être transférées sous forme de subvention ou de contribution aux activités d’un autre organisme doivent passer par ce programme de financement.

Les ressources de la Cité pouvant être accordées sous forme de subventions sont les suivantes :

  • Utilisation d’une installation de la Cité (annulation ou réduction des frais de location)
  • Soutien du personnel municipal (expertise) dans le cadre d’un événement (exonération ou réduction de salaire)
  • Utilisation de l’équipement de la Cité (annulation ou réduction des frais de location)
  • Utilisation du matériel de la Cité (annulation ou réduction des frais de location)

6.0  Types de subventions

Les types de subventions pouvant être accordées dans le cadre de la présente politique sont les suivants :

  • Programme 1 – Aide financière et en soutien matériel et technique. Subventions et contributions en soutien matériel et technique destinées à soutenir les initiatives qui favorisent l’inclusion, le bien-être et la qualité de vie de la communauté et de ses résidents. Le soutien matériel et technique peut se présenter comme suit :
    • Soutien concret (prêt d’équipement de base tel que des tables, chaises, barricades, etc.)
    • Soutien technique (communications, publicités, coordination d’événement, invitations aux représentants élus, etc.)
    • Tarifs préférentiels pour la location d’installations de la Cité.
    • Programme 2 – Soutien financier multi-gouvernemental. Contribution municipale qui permet d’accéder au financement du gouvernement fédéral/provincial.
    • Programme 3. Identification d’événements phares (événements annuels) dans le cadre d’accords ou d’orientations qui sont considérés comme distincts de ce processus.

7.0  Définitions

rapport annuel : rapport annuel soumis au Conseil par le Comité du programme de subventions municipales.

processus de demande : processus géré et examiné par le Comité du programme de subventions municipales pour déterminer et approuver les subventions accordées aux organismes.

Conseil : le Conseil de la Corporation de la Cité de Clarence-Rockland.

critères : utilisés pour évaluer les demandes de subvention en fonction des avantages que l’initiative présente pour la communauté (échelle, inclusion, avantages directs et indirects), de la solidité du plan d’affaires (incluant les ressources, les fonds propres et la collecte de fonds), de l’importance de la contribution de la Cité et de la façon dont la réussite de l’initiative sera déterminée.

organisme établi : organisme qui est présent dans la communauté depuis plus de trois ans.

organisme émergent : organisme qui est présent dans la communauté depuis 3 ans ou moins.

subvention d’installation : subvention ou contribution accordée à un organisme dans le but de lui fournir un logement, un espace ou des services qui lui permettront de mener ses activités.

aide financière : subvention qui finance un organisme.

demande de subvention : formulaire de demande qui doit être rempli et soumis avant l’examen de toute subvention.

initiative : lancement public d’un projet, d’un programme ou d’un événement réalisé par un organisme.

Soutien matériel et technique : subvention mettant à la disposition d’un organisme les biens, les installations, le matériel ou les ressources de la Cité. Bien que ces subventions ne donnent pas lieu à des versements en espèces, il est admis qu’elles entraînent une dépense ou un manque à gagner pour la Cité. Ces subventions comprennent la valeur estimée de l’initiative.

lettre d’entente : document signé par l’organisme et la Cité de Clarence-Rockland qui décrit les modalités et les conditions du financement, ainsi que les rapports à remplir pour y avoir droit.

lettre d’octroi de subvention : confirmation écrite de l’attribution d’une subvention à un demandeur.

moyens de communication : moyens utilisés par la Cité pour communiquer avec le public, notamment par le site Web, les médias sociaux, les journaux et les communiqués de presse de la Cité.

Comité du programme de subventions municipales (ci-après, le « Comité ») : comité indépendant du Conseil, fonctionnant et nommé conformément au mandat approuvé par le Conseil, et auquel a été délégué le pouvoir d’examiner et faire des recommandations les subventions, et l’approbation des demandes de soutien matériel et technique conformément à la présente politique.

Organisme : groupe ou organisme communautaire sans but lucratif, tel que défini par la Cité, qui fournit des produits ou services destinés à améliorer ou à bénéficier à la communauté. Les organismes sans but lucratif s’efforcent généralement de générer des revenus suffisants pour soutenir leur communauté, et réinvestissent tout l’argent gagné dans leur fonctionnement afin de se développer et de soutenir leur mission.

8.0  Responsabilités

Le Service des finances informera la communauté des possibilités de subventions en mettant à jour le site Web de la Cité. Il recevra les demandes et les soumettra au service compétent afin que celui-ci procède à l’estimation des coûts en soutien matériel et technique Le Service du développement communautaire fournira des conseils sur la relation entre l’événement proposé et les plans de programmation établis. Le Service des finances recueillera la rétroaction des différents services de la Cité et les transmettra au Comité qui prendra une décision.  Les demandes tardives ou incomplètes ne seront pas transmises au Comité.

 

Le Comité évaluera les demandes et fera des recommandations au Conseil sur les subventions en fonction des critères d’attribution définis dans les lignes directrices du programme de subventions municipales et des fonds disponibles. Toutes les décisions du Comité, ou du Conseil le cas échéant, sont définitives. Le Comité soumettra un rapport annuel au Conseil.

Rôles du Conseil

  • Établir le budget pour le processus de subvention municipale dans le cadre de la procédure budgétaire
  • Approuver les subventions d’aides financières excluant les demandes de soutien matériel et technique
  • Approuver les politiques, procédures et lignes directrices relatives aux subventions, incluant les aides financières et en soutien matériel et technique

Rôles du Comité du programme de subventions municipales

  • Examiner et faire des recommandations au Conseil pour l’approbation de toutes les demandes de subventions
  • Approuver les demandes en soutien matériel et technique
  • Toutes les demandes seront évaluées par le Comité, lequel présentera des recommandations au Conseil en fonction des critères suivants :
    • disponibilité de la ressource demandée;
    • répercussions financières potentielles pour la Cité;
    • contribution au bien-être des membres de la communauté;
    • reconnaissance d’un programme ou d’une cause utile;
    • impact global sur la communauté; et
    • tout autre critère jugé approprié par le Comité
  • Le Comité est un comité du Conseil et son président est désigné par le Comité dans le cadre d’une procédure normale

Rôle du directeur général 

  • Élaborer des processus qui tiennent compte des priorités de la Cité

Rôle des directeurs de service

  • Fournir au Comité les coûts en soutien matériel et technique des services, installations, équipements, etc. de la Cité

Rôles du directeur des finances

  • Recommander des politiques et procédures pour la gestion des subventions municipales
  • Préparer les rapports à présenter au Conseil concernant les subventions et les dépenses
  • Garantir le respect des exigences légales et politiques

9.0  Procédures de la politique

  • Toutes les demandes de subventions doivent être adressées au Comité du programme de subventions municipales, conformément au formulaire de demande prescrit.
  • Les demandes en soutien de matériel et technique doivent être présentées au moins 60 jours avant l’événement afin que la demande puisse être examinée par le Comité.
  • Les demandes de subventions générales seront financées par des fonds déterminés dans le cadre du budget de fonctionnement annuel. Les subventions prévues au budget pour l’année serviront à financer toutes les subventions approuvées, incluant l’aide financière et en soutien matériel et technique.
  • Les demandes de subventions générales peuvent être soumises à tout moment, en utilisant 15.0 comme point de référence.
  • Les subventions accordées par la Cité ne peuvent être considérées comme un engagement de la Cité à poursuivre l’octroi de ces subventions pour les années à venir. Les subventions seront approuvées et accordées pour la période de fonctionnement en cours. Les demandeurs ayant besoin d’un financement au-delà de la période de fonctionnement en cours devront présenter une nouvelle demande chaque année.
  • Aucune subvention financière ne sera considérée comme approuvée si elle n’est pas expressément autorisée par le Conseil sous la forme d’une résolution.
  • Lors de l’octroi d’une subvention, la Cité peut imposer les conditions ou les restrictions qu’elle juge appropriées. Les décisions de la Cité concernant les subventions sont définitives.
  • Les subventions ne seront pas accordées aux groupes qui n’ont pas respecté les exigences en matière de rapports (le cas échéant) dans le cadre de subventions antérieures.
  • Les subventions ne peuvent pas être utilisées pour contribuer aux dépenses de fonctionnement d’un organisme.
  • Les subventions ne peuvent être utilisées pour contribuer à l’exonération des frais de développement, de permis de construire, de la SOCAN, de branchement électrique ou de sécurité.

10.0 Critères généraux d’admissibilité et principes du programme

  • Les demandeurs doivent démontrer la nécessité de leur demande. Chaque demande doit être présentée sous la forme prescrite (voir le formulaire de demande).
  • Les particuliers ne peuvent bénéficier des subventions de la Cité.
  • La Cité se réserve le droit de limiter le nombre de subventions accordées à un organisme quelconque au cours d’une même année.
  • Le demandeur/L’événement doit être situé dans la Cité de Clarence-Rockland et promouvoir le bien-être de ses résidents.
  • Les événements signatures ne sont éligibles que pour le programme 3 ainsi que pour le soutien matériel et technique.
  • L’octroi d’une subvention par la Cité ne constitue pas un engagement de sa part à poursuivre l’octroi d’une telle aide dans les années à venir.
  • Les décisions du Conseil municipal concernant l’admissibilité sont définitives.
  • Les organismes dont les activités ne sont pas principalement menées dans la Cité ne sont pas admissibles.
  • Les subventions municipales sont destinées à compléter les principales sources de revenus de l’organisme et ne peuvent donc pas être sa principale source de financement.
  • L’organisme doit montrer qu’il a cherché d’autres formes d’aide financière et en soutien matériel et technique (p. ex., collecte de fonds et aide de bénévoles).
  • Tous les financements sont destinés à des initiatives futures. Aucun financement rétroactif ne sera accordé.
  • L’organisme doit fournir une preuve de la nécessité du service ou du caractère unique du service fourni (réactivité à la communauté).
  • L’équité et l’accessibilité des participants doivent être démontrées.
  • Les subventions municipales répétées ne seront accordées qu’aux organismes qui ont respecté les exigences en matière de rapports pour toutes les subventions précédentes.
  • Le financement accordé à un organisme pourrait être réduit à la discrétion du Comité afin de soutenir un plus grand nombre d’initiatives.
  • Les subventions peuvent être accordées sous certaines conditions.
  • La lettre d’octroi de subvention indiquera si des restrictions s’appliquent à la subvention.
  • Les demandeurs de subventions jugés inadmissibles ou dont le financement est refusé pour une année donnée en seront informés par écrit.
  • Le Comité n’est pas obligé d’allouer des fonds à un organisme même si celui-ci satisfait aux critères d’admissibilité et à tous les objectifs de la présente politique.
  • Les subventions pour le temps de glace ne seront pas gérées dans le cadre de la présente politique ou par le Comité. Toutefois, tout organisme recevant une subvention pour le temps de glace sera considéré comme recevant une contribution en soutien matériel et technique de la part de la Cité. Le montant réel de la subvention sera pris en compte dans le cadre de cette demande.

11.0 Contributions en soutien matériel et technique

·   Les demandes contenant des contributions en soutien matériel et technique seront examinées selon les mêmes critères d’admissibilité et les mêmes principes de programme. Le montant de la contribution sera calculé conformément à la ligne directrice jointe à l’annexe A du présent document. Par exemple, un organisme qui demande le maintien d’une contribution municipale pour la location subventionnée de salles pour l’année sera sollicité pour le montant total calculé à l’aide de la ligne directrice.

 

12.0 Responsabilité de la Cité et preuve d’assurance

  • Les demandeurs d’une subvention visant les ressources de la Cité devront fournir la preuve de souscription à une assurance responsabilité civile générale suffisante, telle que déterminée par la Cité de Clarence-Rockland. Une couverture minimale de responsabilité civile commerciale de 2 000 000 $ sera exigée, mais des couvertures supplémentaires et une augmentation peuvent être nécessaires en fonction de l’évaluation de la demande/demandeur au cours du processus d’examen de la subvention.

L’ATTESTATION D’ASSURANCE DOIT ÊTRE ANNEXÉE À LA DEMANDE, À DÉFAUT DE QUOI LA DEMANDE SERA CONSIDÉRÉE COMME INCOMPLÈTE ET REFUSÉE.

·   Les demandeurs de subventions visant les ressources de la Cité doivent fournir une attestation d’assurance décrivant la garantie d’assurance et comportant la Corporation de la Cité de Clarence-Rockland comme assuré additionnel.

·Tous les bénéficiaires doivent disposer d’une assurance adéquate couvrant les biens, la responsabilité civile générale et les événements comportant de l’alcool, et nommer la Cité de Clarence-Rockland en tant qu’assuré additionnel. Cette disposition peut être annulée dans le cadre d’événements spéciaux qui sont gérés conjointement/couverts par la police d’assurance municipale existante. La détermination d’un niveau d’assurance adéquat se fera à la seule et unique discrétion de la Cité, soit par l’entremise du bureau du directeur général ou par résolution du Conseil.

13.0 Demandeurs inadmissibles et exclusions

·      Les particuliers et les sociétés à but lucratif ne sont pas admissibles au programme de subventions municipales.

·      Les établissements subventionnés par l’État (écoles, hôpitaux, etc.) ne peuvent bénéficier que de tarifs en soutien matériel et technique et de tarifs préférentiels pour les installations de la Cité.

·      Les organismes établis dans la Cité de Clarence-Rockland dont les activités ont une portée davantage régionale ou qui représentent ou servent un groupe d’intérêt particulier ne sont pas admissibles au programme de subventions municipales, à moins que l’organisme ne reçoive des fonds d’un gouvernement régional ou d’un autre gouvernement municipal qui bénéficierait également de l’initiative de l’organisme.

·      Les demandes de subventions visant le parrainage d’un athlète ou d’une équipe pour participer à une compétition, ou visant la participation à un événement sportif, ne seront pas prises en considération.

·      Les particuliers, les partis politiques et les événements à caractère politique ne sont pas admissibles.

14.0  Soumission des demandes

·    Le programme de subventions municipales soutient les initiatives novatrices qui offrent des avantages directs et indirects aux résidents de Clarence-Rockland. Le fonds ne vise pas à financer les dépenses de fonctionnement d’un organisme.

·      Les organismes qui souhaitent obtenir une aide financière doivent soumettre une demande à la Cité de Clarence-Rockland, conformément aux lignes directrices du programme de subventions municipales.

·      Il incombe à l’organisme de soumettre une demande complète contenant des renseignements clairs et suffisants. Les demandes incomplètes ou imprécises peuvent être refusées.

·       Le Comité peut, à sa seule discrétion, organiser une réunion avec un organisme pour discuter de la demande soumise.

·     La soumission d’une demande ne garantit pas que l’organisme recevra la totalité ou une partie de la subvention demandée.

·    Le processus de demande de subvention et les critères d’évaluation sont conformes aux lignes directrices du programme de subventions municipales.

15.0  Période de soumission des demandes

Périodes d’application: Il y a une période en octobre qui ouvrira pour les demandes de financement et/ou d’aide en soutien matériel et technique de l’année suivante, et possiblement une période en avril de l’année courante s'il reste des fonds au budget.

La période de soumission des demandes commence chaque année le 1er octobre et se termine le dernier vendredi d’octobre. Toutes les demandes seront datées et numérotées à leur réception.

La deuxième période de soumission des demandes commencera au besoin le 1er avril et se terminera le dernier vendredi d’avril pour les demandes de subvention. Cette période est prévue pour la période estivale.

Les demandeurs recevront une notification indiquant que leur demande a été reçue. Si le dossier est complet, il sera transmis au Comité aux fins d’évaluation.

Les décisions quant à l’octroi des subventions seront rendues en début d’année.

L’attribution des subventions municipales se fera l’année suivante, à condition que le budget annuel soit approuvé.

16.0  Considérations financières

Sauf accord contraire du Conseil, aucune subvention ne sera versée tant que le budget annuel n’aura pas été approuvé.

Les organismes ayant des soldes impayés ou des montants dus à la Cité de Clarence-Rockland ne sont pas admissibles aux subventions.

Un excédent financier ou une réserve détenue par un organisme et non affecté(e) à un but spécifique pourrait rendre l’organisme inadmissible à une subvention municipale.

Toute subvention municipale qui n’a pas été dépensée au cours de l’année où elle a été reçue devra être restituée à la Cité.

17.0  Rapports

Tous les organismes recevant un financement de la Cité doivent fournir un rapport écrit conformément aux lignes directrices du programme de subventions municipales.

REMARQUE : Tout organisme qui omet de soumettre un rapport deviendra inadmissible à tout financement ultérieur.

18.0  Rapport annuel au Conseil et au public

Le rapport annuel soumis par le Comité au Conseil indiquera les demandeurs qui ont reçu des subventions au cours de l’année, l’utilisation prévue des fonds et les avantages que la communauté pourra en retirer. Il indiquera également toute recommandation de modification au programme de subventions municipales (politique ou lignes directrices) que le Conseil pourrait envisager. Toute modification devra être approuvée par le Conseil.

Le rapport annuel sera publié chaque année sur le site Web de la Cité.

Les montants non utilisés dans le programme de subventions municipales à la fin de chaque année seront reportés à l’année suivante. Le total combiné des fonds reportés et des fonds de l’année en cours qui seront disponibles au cours d’une année ne pourra toutefois dépasser 200 000 $.

PROGRAMME 1 : AIDE FINANCIÈRE ET EN SOUTIEN MATÉRIEL ET TECHNIQUE

But

Le programme 1 vise à fournir des niveaux modestes d’aide financière aux organismes communautaires sans but lucratif dont les activités sont principalement conduites dans la Cité de Clarence-Rockland.

Admissibilité et financement du programme

·         Le programme de subventions municipales 1 permet aux organismes de recevoir une contribution financière ou en soutien matériel et technique pour réaliser des initiatives qui bénéficieront à la communauté de Clarence-Rockland.

·         Les organismes qui souhaitent obtenir un tel financement doivent soumettre une demande conformément aux lignes directrices du programme de subventions municipales – Programme 1 – Aide financière et en soutien matériel et technique.

·         Le processus de demande et les critères d’évaluation seront appliqués conformément aux lignes directrices du programme de subventions municipales – Programme 1 – Aide financière et en soutien matériel et technique.

·         Une initiative qui a été examinée et refusée à deux reprises ne peut faire l’objet d’une troisième demande.

·         Les demandeurs ne peuvent consacrer plus de 30 % de leurs dépenses en frais administratifs. Le montant maximum pouvant être accordé à un organisme admissible au cours d’une année donnée est de 5 000 $, tel que déterminé par le Comité.

·         Il est à noter que si un organisme demande également une contribution en soutien matériel et technique la valeur totale des contributions combinées qui pourront lui être offertes au cours d’une même année demeure de 5 000 $. Cela signifie qu’un organisme qui reçoit déjà 5 000 $ dans le cadre du processus de subvention ne pourra pas bénéficier de contributions en soutien matériel et technique au cours de cette même année de financement.

·         L’organisme doit, au cours de l’année civile de financement, utiliser la subvention aux seules fins pour lesquelles elle a été approuvée.

·         Un organisme qui soumet plus d’une demande de subvention doit démontrer que l’initiative visée diffère de la ou des demande(s) précédente(s) (les demandes visant de nouvelles initiatives pourraient être privilégiées).

·         Tout organisme qui a reçu une subvention trois années consécutives devra attendre deux ans avant de présenter une demande de subvention dans le cadre de ce programme.

 

PROGRAMME 2 : SOUTIEN FINANCIER MULTIGOUVERNEMENTAL

But

Le programme 2 a été créé pour apporter un soutien financier aux organismes communautaires sans but lucratif qui ont besoin d’une contribution municipale (en espèces, en soutien matériel et technique ou une combinaison des deux) pour recevoir une subvention du gouvernement fédéral ou provincial.

 

Admissibilité et financement du programme

·         Le programme de subventions municipales 2 aide les organismes à obtenir une subvention du gouvernement fédéral ou provincial lorsque celui-ci exige que la municipalité participe au financement de l’initiative.

·         Les organismes souhaitant bénéficier d’une contribution municipale doivent soumettre une demande conformément aux lignes directrices du programme de subventions municipales – Programme 2 – Soutien financier multi-gouvernemental.

·         Le processus de demande et les critères d’évaluation seront appliqués conformément aux lignes directrices du programme de subventions municipales – Programme 2 – Soutien financier multi-gouvernemental.

·         Un organisme donné ne peut soumettre qu’une seule demande par année.

·         Une initiative qui a été examinée et refusée à deux reprises ne peut faire l’objet d’une troisième demande.

·         Le montant maximum pouvant être accordé à un organisme admissible au cours d’une année donnée est de 10 000 $, tel que déterminé par le Comité. Si un organisme demande plus de 10 000 $, le Comité examinera la demande et, par l’intermédiaire du Service des finances, pourra soumettre un rapport au Conseil aux fins d’examen. Le Conseil a le pouvoir discrétionnaire d’augmenter le plafond de la subvention pour une initiative, un besoin ou une circonstance extraordinaire, unique en son genre, qui peut être envisagé, mais uniquement si le budget annuel le permet.

·         Au cours d’une année civile donnée, les subventions seront accordées conformément aux lignes directrices du programme de financement établies par le gouvernement fédéral ou provincial.

·         L’organisme doit, au cours de l’année civile de financement, utiliser la subvention aux seules fins pour lesquelles elle a été approuvée.

·         Tout financement accordé au cours d’une année ou de plusieurs années ne constitue en rien un engagement de financement pour les années subséquentes.

 

PROGRAMME 3 : ÉVÉNEMENTS SIGNATURES

But

Le programme 3 vise les événements signatures qui, du fait de leur importance pour la communauté, sont considérés comme distincts dans le cadre de ce processus. Ces événements doivent bénéficier d’un soutien annuel dans le cadre d’un accord distinct, indépendant du programme de subventions municipales. Ces événements sont les suivants :

 

1.       Festival de Clarence-Rockland

2.       Carnaval de Clarence Creek (Lions de CC) – 3 000 $

3.       Carnaval de St-Pascal (Optimistes) – 1 000 $

4.       Carnaval de Hammond (Optimistes) – 1 000 $

5.    Souper des bénévoles (Comité de loisirs de Bourget) – 500

6.       Union des associations paroissiales de Clarence Creek – 500 $

ANNEXE 1 : EN QUOI CONSISTE LA CONTRIBUTION EN SOUTIEN MATÉRIEL ET TECHNIQUE?

Qu’est-ce qu’une contribution en soutien matériel et technique?

Une contribution en soutien matériel et technique est contribution non monétaire sous forme de biens ou de services. En voici quelques exemples :

·       main-d’œuvre (p. ex., l’installation de barrages routiers ou le nettoyage d’installations)

·       don de produits (p. ex., approvisionnement en eau)

·       services (p. ex., les conseils professionnels d’un employé de la Cité)

Comment calculer une contribution en soutien matériel et technique?

Le calcul d’une contribution en soutien matériel et technique se fait en fonction de vos meilleures estimations, par exemple :

·       en calculant le coût de la main-d’œuvre générale au taux horaire établi;

·       en calculant le coût de la main-d’œuvre spécialisée (p. ex., ingénieur ou architecte) au taux horaire établi;

·       en calculant la juste valeur marchande des biens donnés; et

·       en appliquant un taux administratif de 18 % des coûts totaux.

Exemple de calcul d’une contribution en soutien matériel et technique :
Biens / services à fournirEntreprise / fournisseurNombre d’heuresTaux horaireValeur totale $
Chaises et tables Cité de Clarence-Rockland 10 $ $$$

Utilisation d’installations (coûts établis de l'utilisation des installations

Cité de Clarence-Rockland 10 $ $$$

Approvisionnement en eau de la Cité pour l’événement (piscine)

Cité de Clarence-Rockland Coût par mètre cube $ $$$
Total      

$$$

Calcul des contributions en soutien matériel et technique:

Tous les coûts se rapportant à l’activité doivent être calculés et figurer dans la demande. Par exemple, la location de temps de glace doit être évaluée à sa juste valeur marchande (ce que la Cité s’attendrait raisonnablement à recevoir si une location similaire avait lieu à ce moment-là).

 

 

 

Reconnaissance et soutien aux OSBL

1.0 Énoncé de politiques

La Cité de Clarence-Rockland reconnait l’apport important des organismes sans but lucratif (OSBL) œuvrant sur son territoire, et ce, dans les domaines communautaires, culturels, sociaux et de loisirs.

2.0 But / Objectif

La Cité désire se doter d’une politique afin de reconnaitre et de soutenir adéquatement les OSBL.

La politique a pour mission de permettre à la Cité de travailler de concert avec les OSBL afin de leur donner la chance :

2.1         d’offrir un éventail complet d’activités et de services aux citoyens de la Cité.

2.2         de favoriser la concrétisation de projets aidant à améliorer la qualité de vie des citoyens.

2.3         de rassembler et encourager les citoyens de tous âges à participer activement à la vie communautaire, culturelle et sociale de la Cité.

2.4 de stimuler et soutenir les activités et services dans les domaines communautaires, culturels, sociaux et de loisirs.

3.0 Définitions

La «Cité» désigne la Corporation de la Cité de Clarence-Rockland.

OSBL désigne un organisme sans but lucratif.

Un organisme de bienfaisance désigne un organisme ou une société à but non lucratif qui peut :

  • établir   des reçus aux fins de l'impôt
  • recevoir des dons d’autres organismes de bienfaisance
  • ne pas payer d’impôt sur le revenu
  • être dispensé de facturer la TVH sur de nombreux services
  • être admissible au remboursement de taxe pour la TVH payée.

4.0 Portée

Cette politique s'applique à tout le personnel de la Cité de Clarence- Rockland, y compris les employés, les membres du conseil, les bénévoles, les étudiants et le personnel sous contrat.

Elle s'applique également à toute organisme, association, conseil ou agence voulant être reconnu par la Cité.

5.0 Procédure et lignes directrices

Afin d’atteindre sa mission, la politique se fixe certains buts précis.

Le but de la politique est :

5.1.1 d’établir un processus clair qu’un organisme / groupe doit suivre afin de se faire reconnaitre en tant qu’OSBL auprès de la Cité.

 

5.1.2      d’établir des critères d’admissibilité clairs et justes que tous les OSBL devront respecter afin que chacun d’eux soit sur un même pied d’égalité.

5.1.3      de définir les différentes formes de soutien auxquelles ont droit les OSBL.

5.1.4      de définir le processus à suivre afin d’avoir accès aux différentes formes de soutien

5.2 Processus de reconnaissance d’un OSBL

Les organismes / groupes voulant être reconnus comme un OSBL par la Cité doivent suivre les étapes suivantes :

5.2.1      effectuer une rencontre avec un représentant des Services communautaires afin de discuter de l’admissibilité de l’organisme / du groupe en tant qu’OSBL.

5.2.2      l’organisme / le groupe doit remplir le formulaire de demande placé à l’annexe B de la présente politique.

5.2.3      la directrice ou le directeur des Services communautaire évaluera la demande de l’organisme.

5.2.3.1  si la demande est acceptée, la directrice ou le directeur contactera un représentant du groupe / de l’organisme afin de lui annoncer qu’il est reconnu par la Cité et sera ajouté à la liste d’organismes reconnus par la Cité (annexe A).

5.2.3.2 si la demande est refusée, la directrice ou le directeur rencontrera un représentant du groupe / de l’organisme afin d’expliquer pourquoi le groupe n’est pas admissible.

5.3 Critères d’admissibilités

Tous les organismes / groupes voulant être reconnus en tant qu’OSBL par la Cité doivent respecter les critères suivants :

5.3.1      offrir des services humanitaires, éducatifs, récréatifs, communautaires, culturels ou sportifs à la communauté de Clarence- Rockland.

5.3.2      le siège social de l’organisme doit être sur le territoire de la Cité (à l’exception des organismes de bienfaisance reconnus).

5.3.3      tenir les activités pour lesquelles un soutien est demandé sur le territoire de la Cité.

5.3.4      les activités pour lesquelles un soutien est demandé doivent être ouvertes et disponible pour l’ensemble de la communauté et non seulement aux membres de l’organisme / du groupe.

5.3.5      être en mesure de soumettre, si demandé par la Cité, un rapport financier pour chacune des activités pour laquelle une forme de soutien de la part de la Cité a été fournie.

5.3.6      être en mesure de fournir un rapport financier démontrant que tous les profits des activités de l’organisme / groupe ne bénéficient pas uniquement les membres du groupe et qu’ils soient retournés dans la communauté ou à un organisme de bienfaisance.

5.3.7      être en mesure de soumettre toute autre information pertinente sur demande afin d’assurer l’admissibilité de l’organisme.

5.4 Organisme de bienfaisance reconnu par le gouvernement

Les groupes qui détiennent déjà une reconnaissance en tant qu’organisme de bienfaisance auprès de l’agence des revenus du Canada doivent satisfaire aux critères suivants :

5.4.1      être reconnu auprès de l’Agence du revenu du Canada (preuve à l’appui).

5.4.2      tenir les activités pour lesquelles un soutien est demandé sur le territoire de la Cité.

5.4.3 les activités pour lesquelles un soutien est demandé doivent être ouvertes et disponible pour l’ensemble de la communauté et non seulement aux membres de l’organisme / du groupe.

5.5 Écoles primaires et secondaires

La Cité reconnait que les écoles primaires et secondaires de la région sont des acteurs importants dans les domaines     communautaires, culturels, sociaux et de loisirs sur son territoire. Ainsi, le soutien offert aux OSBL est aussi disponible pour les écoles primaires et secondaires de la région.

5.6 Soutiens aux OSBL

Les OSBL reconnus par la Cité peuvent avoir accès aux formes de soutiens suivants :

5.6.1      Soutien physique : consiste, de manière générale, au prêt d’équipements de base (p.ex., tables, chaises, barricades, etc.)

5.6.2      Soutien technique : consiste en une aide apportée à un organisme pour la réalisation de ses activités. Ce soutien peut prendre différentes formes telles qu’une assistance pour la publicité et la promotion, invitation des élus municipaux, etc.

5.6.3      Soutien financier :

5.6.3.1  Consiste en des taux préférentiels pour la location des installations suivantes :

  • Salle communautaire Paul-Guy Lalonde
  • Salle communautaire Alphonse Carrière
  • Salle communautaire Ronald Lalonde
  • Salle communautaire de Clarence Creek
  • Centre Chamberland
  • Salle de spectacle optimiste
  • Terrains de balle
  • Terrains de soccer
  • Surface de béton (intérieur)

5.6.4      Consiste en la possibilité de soumettre une demande auprès des programmes de soutien financier suivants :

  • Programme de soutien financier pour les activités artistiques et culturels
  • Crédit sur le taux de location de glace pour les organismes de sport de glace mineur

5.7 Distribution du soutien physique et technique

La distribution du soutien physique et technique tel que mentionné à la section 5.6.1 et 5.6.2 se fera selon les critères suivants :

5.7.1      L’OSBL doit remplir le formulaire de demande de soutien physique et technique placé à l’annexe C de la présente politique.

5.7.2      La distribution du soutien physique et technique se fera selon le principe de « premier arrivé, premier servi » selon les ressources disponibles au moment de l’activité. Ceci dit, un OSBL n’est pas assuré de recevoir le soutien demandé.

5.7.3 Toutes les demandes de soutien physique et techniques devront se faire par écrit et remis aux services communautaires un minimum de deux semaines avant l’évènement.

5.8 Distribution du soutien financier

5.8.1      Les taux préférentiels sur la location d’une installation (voir 5.6.3) seront directement appliqués sur la facture finale remise à l’OSBL avant l’activité.

5.8.2      La distribution des fonds associés aux programmes de soutien financier se fera selon les critères établis par chacun des programmes.

5.9 Autres demandes

Les demandes de soutien qui ne cadre pas à l’intérieur de la présente politique devront être évaluées individuellement par le directeur ou la directrice du département.

OSBL local:

  • Association du Baseball mineur
  • Association du Hockey mineur
  • Association de Ringuette
  • Association de parc municipal
  • Association des Artistes Clarence-Rockland
  • Célébration
  • Centre d’aide de Rockland
  • Centre d’alphabétisation
  • Club Badminton de l’Escale
  • Le Partage de Bourget
  • Chevaliers de Colomb
  • Choeur du Moulin
  • Club d’âge d’or
  • Club de Patinage artistique
  • Club des Castors Jr. B
  • Club Junior C
  • Club des Lions
  • Club Optimiste
  • Club Richelieu
  • Comité des Loisirs
  • Filles d’Isabelle
  • Ligue de Balle molle mineur
  • Ligue de Pickleball de Clarence-Rockland
  • Ligue de Soccer mineur
  • Narcotique Anonyme
  • Service d’entraide polyvalent pour aînés TVC22
  • Union des Associations paroissiales de Clarence Creek
  • Union culturelle des Franco-ontariennes

OSBL reconnnu par le gouvernement :

  • Cadets de l’air de Rockland
  • Centre Roger Séguin
  • Dénominations religieuses
  • Écoles primaire et secondaire sur le territoire de la Cité
  • Royal Canadian Legion
  • Scouts et Guides

Remboursement des programmes récréatifs et culturels -PROG2023-01

1.0 Énoncé de la politique 

La Cité de Clarence-Rockland offre des programmes récréatifs et culturels qui répondent aux besoins du public dans un environnement où les résidents se sentent à l'aise, s'amusent, apprennent de nouvelles choses, renforcent ou développent leurs compétences et renforcent leur confiance en participant activement à des activités inclusives.

Le développement communautaire précise et applique des stratégies pour assurer l'autonomie financière de la programmation récréative et culturelle municipale.

2.0. Objectif

Cette politique a pour but d'uniformiser le processus de remboursement aux programmes récréatifs et culturels municipaux.

3.0 Définitions

S.O.

4.0 Scope

Cette politique s'applique à toutes les personnes inscrites aux programmes récréatifs et culturels municipaux.

Le développement communautaire est responsable de fournir les informations nécessaires au service des finances afin qu'il puisse émettre le remboursement.

Le service des finances est responsable d'émettre le remboursement dans les 15 jours ouvrables suivant la réception de la demande du développement communautaire.

5.0 Procédures et lignes directrices

Toutes demandes de remboursement doivent être faites par écrit au coordonnateur des programmes municipaux.

Politique d'annulation des programmes de loisirs :

Les personnes inscrites peuvent annuler leur inscription au programme jusqu'à 6 semaines avant la date de début du programme moyennant des frais administratifs de 50 $ par participant.

Entre 4 et 6 semaines avant la date de début du programme, 50 % des frais d'inscription sont remboursables par participant.

4 semaines à compter de la date de début du programme, il n'y aura aucun remboursement.

Politique d'annulation des camps du congé de mars :

Les personnes inscrites peuvent annuler leur inscription en tout temps jusqu'au 15 janvier moyennant des frais administratifs de 50 $ par participant.

Entre le 15 janvier et le 1er mars, 50 % des frais d'inscription sont remboursables par participant.

Après le 1er mars, aucun remboursement ne sera effectué.

Politique d'annulation des camps d'été :

Les personnes inscrites peuvent annuler leur inscription en tout temps jusqu'au 1er mai moyennant des frais administratifs de 50 $ par participant.

Entre le 1er mai et le 15 juin, 50 % des frais d'inscription sont remboursables par participant.

Après le 15 juin, aucun remboursement ne sera effectué.

Demandes de remboursement pour des circonstances exceptionnelles :

Toutes les personnes inscrites au programme sont soumises à la politique ci-dessus. Toutefois, les annulations médicales inévitables ou d'autres circonstances exceptionnelles seront évaluées au cas par cas. Les personnes qui doivent annuler leur inscription pour des raisons médicales ou en raison de circonstances exceptionnelles sont priées de contacter le coordinateur des programmes de loisirs pour discuter de l'annulation. En cas de maladie ou de blessure grave, un remboursement intégral sera effectué sous réserve de l'approbation du directeur. Des frais d'annulation calculés au prorata seront établis si le participant a assisté à un ou plusieurs jours de programme avant l'annulation.

 

Vidéosurveillance - Politique Pro2021-010

En vigueur le 1er novembre 2021 

Adopté par la Résolution 2021-190 

1.0 Énoncé de la politique  

La Cité de Clarence-Rockland reconnaît l'équilibre délicat entre le droit d'un individu d'être à l'abri de l'atteinte à la vie privée et la nécessité de protéger la sûreté et la sécurité de ses employés, du public et des biens. En respectant cet équilibre, la Cité s'engage à assurer et à améliorer la sûreté et la sécurité du public, de ses employés et de ses biens en intégrant les meilleures pratiques de sécurité à l'utilisation responsable de la technologie. La Cité veille à ce que les renseignements personnels des personnes capturées par vidéosurveillance soient maintenus comme privés, confidentiels et sécurisés, sauf exception légaux ou dans les situations décrites par la présente politique. 

2.0. But et Objectif  

Les objectifs des systèmes de vidéosurveillance sont d'améliorer la sûreté et la sécurité des employés, du public et des biens de l'entreprise, d'empêcher les activités non autorisées, sur ou impliquant la propriété de la Cité et de réduire les risques et les risques de responsabilité. 

3.0 Définitions 

Cité désigne la Corporation de la Cité de Clarence-Rockland ; 

Greffier désigne la personne nommée par la Cité à titre de greffier conformément au paragraphe 228(1) de la Loi de 2001 sur les municipalités, telle que modifiée. 

LAIMPVP désigne la Loi de 1990 sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée de l'Ontario, telle que modifiée. 

Les renseignements personnels conformément à la LAIMPVP, désignent les renseignements enregistrés sur une personne identifiable, incluant :  

  1. les informations relatives à la race, l'origine nationale ou ethnique, la couleur, la religion, l'âge, le sexe, l'orientation sexuelle ou la situation matrimoniale ou familiale de l'individu, 

  1. des informations relatives à l'éducation ou aux antécédents médicaux, psychiatriques, psychologiques, criminels ou professionnels de l'individu ou des informations relatives aux transactions financières dans lesquelles l'individu a été impliqué, 

  1. tout numéro d'identification, symbole ou autre particulier attribué à l'individu, 

  1. l'adresse, le numéro de téléphone, les empreintes digitales ou le groupe sanguin de la personne, 

  1. les opinions ou points de vue personnels de l'individu sauf s'ils se rapportent à un autre individu, 

  1. la correspondance envoyée à une institution par l'individu qui est implicitement ou explicitement de nature privée ou confidentielle, et les réponses à cette correspondance qui révéleraient le contenu de la correspondance originale, 

  1. les points de vue ou opinions d'un autre individu sur l'individu, et 

  1. le nom du particulier s'il apparaît avec d'autres renseignements personnels le concernant ou lorsque la divulgation du nom révélerait d'autres renseignements personnels le concernant; 

4.0 Portée  

Cette politique s'applique à tous les employés de la Cité de Clarence-Rockland, y compris les employés à temps plein, à temps partiel, occasionnels, contractuels, bénévoles et coopératifs. Les entrepreneurs et les fournisseurs de services ont les mêmes droits et attentes que les employés dans cette politique, tout en effectuant des activités autorisées pour la Cité. Cette politique s'applique à tous les systèmes de vidéosurveillance situés dans toutes les propriétés et installations de la Cité. Cette politique ne s'applique pas à la surveillance secrète utilisée comme outil d'enquête à des fins d'application de la loi ou en vue d'un litige. 

5.0 Procédures et lignes directrices  

La Cité de Clarence-Rockland est responsable des systèmes de vidéosurveillance et du maintien de la garde et du contrôle des enregistrements vidéo en tout temps. 

La collecte de renseignements personnels par vidéosurveillance est autorisée en vertu du paragraphe 28(2) de la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP). 

Fournir un avis 

Des panneaux sont installés à tous les points d'accès publics vers et à l'intérieur des zones sous surveillance vidéo. Tous les efforts sont faits pour s'assurer qu'une signalisation appropriée est affichée dans toutes les installations à l'aide d'un système de surveillance vidéo. 

Emplacement de la caméra 

Dans la mesure du possible, toutes les caméras réglables ou mobiles sont limitées pour interdire la visualisation d'emplacements non destinés à être surveillés. Les caméras ne peuvent pas regarder à travers une fenêtre d'un bâtiment adjacent ou des zones où un niveau d'intimité plus élevé est attendu, comme dans les toilettes ou les vestiaires. 

Utilisation d'enregistrements vidéo 

Les informations recueillies grâce à la vidéosurveillance ne sont utilisées qu'aux fins de : 

  • Améliorer la sûreté et la sécurité des employés, du public et des biens de l'entreprise ; 

  • Empêcher les activités non autorisées sur ou impliquant la propriété de la Cité; 

  • Aider à enquêter sur une activité illégale; 

  • Évaluer l'efficacité des mesures de sûreté et de sécurité ; 

  • Enquêter sur un incident mettant en cause la sûreté ou la sécurité des personnes, des installations ou des biens ; 

  • Fournir les preuves nécessaires pour protéger les droits légaux de la Cité; 

  • Enquêter sur un incident ou une allégation de faute grave d'un employé ; 

  • Gestion des risques d'entreprise; 

  • Enquêter sur un incident impliquant une réclamation assurable potentielle ou active; ou alors 

  • Un objectif cohérent. 

Chaque fois qu'un rapport d'incident est rempli, la vidéo applicable sera extraite et conservée au besoin. 

 

Lorsqu'un employé de la Ville est impliqué dans un incident pour lequel un enregistrement vidéo est extrait, cet enregistrement vidéo doit être examiné et extrait par un autre employé ou gestionnaire. 

Demandes de divulgation 

La Cité de Clarence-Rockland ne divulgue aucun enregistrement vidéo à un individu ou à une organisation, sauf dans la mesure permise par la LAIMPVP. 

  • Demandes publiques de divulgation - Toute personne peut faire une demande écrite d'accès aux enregistrements vidéo créés par un système de vidéosurveillance par le biais du processus d'accès à l'information. L'accès peut dépendre de la question de savoir s'il y a une atteinte injustifiée à la vie privée d'une autre personne et si des informations exemptées peuvent être raisonnablement supprimées du dossier. 

  • Demandes internes de divulgation – Les employés ou consultants de la Cité peuvent demander une copie d'un enregistrement vidéo si cela est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions dans l'exercice des fonctions de l'institution. 

  • Demandes d'application de la loi - La Cité peut divulguer une copie d'un enregistrement vidéo à un organisme d'application de la loi lorsqu'il existe des motifs raisonnables de croire qu'une activité illégale a eu lieu et a été capturée par le système de vidéosurveillance conformément à l'article 32. (g) de la LAIMPVP. 

Si une vidéo contenant des renseignements personnels est divulguée de manière inappropriée ou est soupçonnée, d'avoir été divulguée à une personne non autorisée, l'employé ou le fournisseur de services qui est au courant de la divulgation doit immédiatement informer le gestionnaire approprié, ainsi que le greffier municipal ou les employés délégués. 

Visualisation en direct 

La visualisation en direct est limitée aux périodes pendant lesquelles il existe une probabilité manifestement plus élevée de problèmes de sécurité et de sûreté impliquant les employés, les biens publics ou de l'entreprise, ou la commission d'activités non autorisées dans la zone sous surveillance. Les écrans de connexion directe sont éteints lorsqu'ils ne sont pas utilisés. 

Conservation et destruction 

Une vidéo qui n'a pas été demandée par le public, les employés de la Cité ou les organismes d'application de la loi dans le délai de conservation maximal est considérée comme transitoire et est automatiquement effacée en étant écrasée conformément au règlement sur la rétention des dossiers. 

Si la vidéo est extraite de manière proactive en prévision d'une demande, la vidéo peut être conservée jusqu'à trente (30) jours calendaires. Si aucune demande n'est reçue dans les trente (30) jours, elle est supprimée manuellement. 

L'équipement d'enregistrement numérique ne peut être détruit que s'il est remplacé par un nouvel équipement ou s'il n'est pas réparable. Il ne peut être détruit que par un technicien autorisé et il est détruit de manière à ce qu'il ne puisse plus être utilisé par quiconque et que les informations enregistrées ne puissent être reconstituées ou récupérées par quiconque. 

6.0. Responsabilité 

Le directeur général de l'administration (CAO) : 

  • Assurer la surveillance et le respect de cette politique par tous les employés de la Ville. 

Le Gestionnaire responsable de l'application de la loi municipale : 

  • S'assure qu'un avis public pour la vidéosurveillance est placé sur tous les sites de la Cité qui ont un système de vidéosurveillance ; 

Le greffier municipal et les employés délégués : 

  • Répondre aux demandes de divulgation en vertu de la liberté d'information ou des procédures de divulgation de routine applicables ; 

  • Répondre aux demandes du public et des employés concernant la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels capturés par un système de vidéosurveillance ; 

  • Répondre aux appels et aux plaintes relatives à la protection de la vie privée reçus par l'intermédiaire du Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (CIPVP) ; 

  • Instruire les employés et les visiteurs sur la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels via le système de vidéosurveillance ; 

  • Collaborer avec le(s) gestionnaire(s) de service et le(s) employé(s) en cas de divulgation inappropriée de renseignements personnels ; 

  • Notifier le CIPVP en cas d'atteinte à la vie privée, le cas échéant ; 

  • Effectuer des vérifications internes du système, au besoin, pour assurer la conformité à cette politique et à la MFIPPA. 

Les directeurs, les gestionnaires et les superviseurs : 

  • S'assurer de l'utilisation appropriée du système de vidéosurveillance dans leur(s) installation(s) conformément à cette politique ; 

  • Déléguer et attribuer la responsabilité quant à qui agira en leur nom en suivant les procédures relatives à cette politique en leur absence ; 

  • Fournir une formation spécifique à l’emploi ; 

  • Transmettre toute demande de copie de vidéo de surveillance au greffier municipal ou aux employés délégués ; 

  • Enquêter et signaler toute atteinte à la vie privée au greffier municipal ou aux employés délégués ; 

  • S'assurer que les employés veillent au respect des délais de conservation applicables aux systèmes de vidéosurveillance. 

Les employés : 

  • Signaler à leur gestionnaire ou superviseur toute atteinte présumée à la vie privée ; 

  • Signaler à leur superviseur tout problème avec le système de vidéosurveillance ; 

  • Examiner et se conformer à cette politique et à la MFIPPA dans l'exercice de leurs fonctions et fonctions liées au fonctionnement du système de vidéosurveillance. 

Les employés peuvent faire l'objet d'accusations criminelles, de responsabilité civile et/ou de discipline, y compris, mais sans s'y limiter, le licenciement, pour une violation de cette politique ou des dispositions de la LAIMPVP ou d'autres lois pertinentes. 

Règlements

Administrative Monetary Penalty System - 2022-33

A by-law to establish an Administrative Monetary Penalty System in City of Clarence-Rockland.

Whereas subsection  102.1  (1)  of  the  Municipal  Act,  2001,  S.O.  2001,  c.  25,  as amended (“Municipal Act, 2001”), provides that a municipality may require a person to pay  an  administrative  penalty  if  the  municipality  is  satisfied  that  the  person  failed  to  comply with any by-laws respecting the parking, standing or stopping of vehicles; and

Whereas Section 434.1 (1) of the Municipal Act, 2001, provides that a municipality may require a person, subject to such conditions as the municipality considers appropriate, to pay an administrative penalty if the municipality is satisfied that the person has failed to comply with a by-law passed under the Municipal Act, 2001; and

Whereas Sections 23.2, 23.3 and 23.5 of the Municipal Act, 2001 provides that a municipality may delegate its administrative and hearing powers; and

Whereas Section 391 of the Municipal Act, 2001 authorizes a municipality to impose fees or charges on persons for services or activities provided or done by or on behalf of it; and

Whereas the Council for the City of Clarence-Rockland considers it desirable and necessary to provide for a system of administrative penalties and administrative fees for its designated by-laws, or portions of its designated by-laws;

Now therefore the Council of The Corporation of the City of Clarence-Rockland enacts as follows:

1.          Definitions

In this By-law:

1.1.     Administrative Fee means any fee specified in this By-law or set out in the in the attached schedules;

1.2.     Administrative Penalty means an administrative penalty established by this By-law or set out in the attached schedules;

1.3.     AMPS means Administrative Monetary Penalty System;

1.4.     Authorized Representative means someone appearing on behalf of a Person in accordance with a written authorization provided upon request to the Manager of Municipal Law Enforcement Services, and who is not required to be licensed by any professional body;

1.5.     Director of Construction and Protective Services means the City’s Director of Construction and Protective Services or any person delegated by them;

1.6.     City means The Corporation of the City of Clarence-Rockland;

1.7.     Clerk means the City Clerk, or any person delegated by them;

1.8.     Council means the Council of the City;

1.9.     Day means any calendar day;

1.10.  Designated By-law means a by-law, or a part or provision of a by-law, that is designated under this or any other by-law, and is listed in the attached schedules;

1.11.  Hearing Non-appearance Fee means an Administrative Fee established by Council from time to time in respect of a Person’s failure to appear at the time and place scheduled for a review before a Hearing Officer and listed in the attached schedules;

1.12.  Hearing Decision means a notice that contains a decision made by a Hearing Officer;

1.13.  Hearing Officer means a person who performs the functions of a Hearing Officer in accordance with Section 6 of this By-law, and pursuant to the City’s Hearing Officer By-law, as amended from time to time;

1.14.  Holiday means a Saturday, Sunday, any statutory holiday in the Province of Ontario or any Day the offices of the City are officially closed for business;

1.15.  Late Payment Fee means an Administrative Fee established by Council from time to time in respect of a Person’s failure to pay an Administrative Penalty within the time prescribed in this By-law and listed in the attached schedules;

1.16.  MTO Fee means an Administrative Fee established by Council from time to time for any search of the records of, or any inquiry to, the Ontario Ministry of Transportation, or related authority, and listed in the attached schedule;

1.17.  NSF Fee means an Administrative Fee established by Council from time to time in respect of payment by negotiable instrument or credit card received by the City from a Person for payment of any Administrative Penalty or Administrative Fee, for which there are insufficient funds available in the account on which the instrument was drawn, as listed in the City’s User Fees and Charges By-law;

1.18.  Officer means a Provincial Offences Officer of the City or other person appointed by or under the authority of a City by-law to enforce City by-laws;

1.19.  Penalty Notice means a notice given to a Person pursuant to section 3.0 of this By-law;

1.20.  Penalty Notice Date means the date of the contravention specified on the Penalty Notice, in accordance with section 3.3 of this By-law;

1.21.  Penalty Notice Number means the reference number specified on the Penalty Notice that is unique to that Penalty Notice, in accordance with section 3.3 of this By-law;

1.22.  Person includes an individual or a business name, sole proprietorship, corporation, partnership, or limited partnership, or an authorized representative thereof, and, in relation to vehicle, parking or traffic-related contraventions, whose name appears on the vehicle permit as provided by the Ontario Ministry of Transportation. If the vehicle permit consists of a vehicle portion and licence plate portion, and different Persons are named on each portion, the Person whose name appears on the licence plate portion, as provided by the Ontario Ministry of Transportation, is the Person for the purposes of this By-law;

1.23.  Plate Denial Fee means an Administrative Fee established by Council from time to time in respect of a Person’s failure to pay within the time prescribed prior to a request for plate denial and list